Differenze tra coworking, uffici temporanei e altri spazi di lavoro condivisi

Innanzitutto partiamo con un dato di fatto ampiamente discusso: gli spazi di lavoro stanno cambiando, dando vita a una serie corposa di nuove possibilità di ambienti lavorativi che, pur avendo sfumature di utilizzo e clientela differente, hanno come denominatore comune una caratteristica fondamentale: la flessibilità.

Questa caratteristica è diventata ancora più importante nell’ultimo anno con il ricorso sempre maggiore allo smartworking. Coworking, uffici temporanei e spazi di lavoro condivisi in generale sono diventati termini di uso comune, ma spesso non è chiara la differenza tra le varie soluzioni sul mercato.

Occorre, quindi, fornire una categorizzazione semplice e completa per districarsi fra la marea di informazioni cui siamo sottoposti quotidianamente.

Spazi di lavoro condivisi: definizione

Con spazi di lavoro condivisi si intendono strutture innovative, noleggiabili da professionisti e aziende per periodi di tempo di diversa durata (solo alcuni giorni oppure diversi mesi e anni).

Gli spazi sono già arredati e, incluso nell’offerta, rientrano anche i servizi base come wi-fi, riscaldamento, pulizia, ecc.

Si tratta, quindi, di spazi di lavoro ready to use che mettono un accento sulla flessibilità.

Ecco quali sono gli elementi base che compongono uno spazio di lavoro condiviso:

• Desk dedicato: postazione fissa in open space, quindi in uno spazio condiviso con altri lavoratori.
• Hot desk: postazione in open space ma non fissa. L’utente affitta il diritto di usufruire di una scrivania ma essa può variare di giorno in giorno in base alla disponibilità.
• Uffici privati: postazioni fisse, riservate esclusivamente ad un team e non accessibili al resto degli utenti presenti nello spazio.
• Sale riunioni: aule riservarbili temporaneamente (anche solo per poche ore) e dotate degli strumenti necessari per svolgere un meeting.

In base all’utilizzo di questi elementi è possibile suddividere gli spazi di lavoro condivisi in due categorie principali:

• Coworking
• Uffici temporanei o uffici condivisi

I coworking

In inglese sono spazi di “lavoro collaborativo”, sono una tipologia di spazi di lavoro condivisi che mettono l’accento sul networking.

I coworking, infatti, sono disegnati appositamente per incentivare la collaborazione tra diverse professionalità e facilitare le sinergie tra esperienze e modalità di lavoro.

In questi spazi, tipicamente, prevalgono gli open space con postazioni condivise da più persone (hot desk o desk dedicati) che non necessariamente sono impiegate nella stessa azienda.

Rispetto agli uffici tradizionali, i coworking offrono la condivisione di attrezzature, risorse, servizi e animano la comunità dei coworkers (gli utenti), permettendo così una gestione più sostenibile e più produttiva del lavoro di singoli e aziende.

Gli uffici temporanei

Sono spazi di lavoro condivisi che ragionano più per singoli team aziendali.

Evoluzione di quello che qui in Italia si chiama Business Center, queste strutture, infatti, sono pensate principalmente per offrire spazi privati per gruppi che lavorano nella stessa azienda. Le componenti principali sono, quindi, uffici privati e sale riunioni. Tuttavia l’influenza del modello di coworking ha trasformato questi ambienti dotandoli anche di spazi informali tipici del coworking, come open spaces, aree relax, aree comuni e polifunzionali che facilitano gli incontri tra diversi lavoratori, clienti, formatori, ecc.

Coworking e Uffici temporanei: le differenze

Coworking e uffici temporanei sono categorie diverse di spazi di lavoro condivisi, che hanno sempre più somiglianze, ma anche molte differenze.

Sia i coworking che gli uffici temporanei sono spazi di lavoro già arredati, che offrono ai loro utenti una serie di servizi inclusi nel prezzo.

In entrambi i casi si tratta di soluzioni più convenienti e flessibili rispetto all’ufficio tradizionale e più professionali del lavoro da casa o nei caffè.

Non mancano però le differenze sebbene siano sempre meno riconoscibili:

1. Pubblico di destinazione

I coworking nascono per permettere a imprenditori, liberi professionisti e startup di trovare un posto di lavoro professionale dove svolgere le proprie attività e fare networking.

Un luogo alternativo ai caffè e al lavoro da casa; uno spazio vivace e dinamico, dove trovare ispirazione, aumentare la propria produttività e sfruttare le opportunità di collaborazione e crescita, migliorando le prospettive del proprio business (non a caso aziende come Uber e Instagram sono nate proprio in un coworking).

Gli uffici temporanei, tipicamente, si rivolgono ad aziende più affermate che traggono vantaggio dall’essere vicine per collaborare e condividere i costi di locazione.

2. Location

Gli spazi di coworking sono solitamente in edifici autonomi e generalmente non sono legati a luoghi specifici.

Gli uffici temporanei, invece, si trovano spesso in grossi centri d’affari, executive suite, che mettono a disposizione delle aziende anche servizi come ristoranti, reception presidiate, ecc.

3. Organizzazione degli spazi

Gli spazi di coworking sono solitamente open space, con l’obiettivo di incoraggiare i membri a parlare e collaborare tra loro.

Gli uffici temporanei, invece, sono spesso progettati in modo tradizionale, simile ai classici uffici aziendali. Si tratta, infatti, di uffici privati che offrono maggior privacy alle aziende.

4. Abbonamenti e Contratti di affitto

Gli spazi di coworking di solito non offrono contratti di locazione, bensì formule di abbonamento o piani di membership. La più nota differenza, infatti, è l’offerta di mista ai servizi, piuttosto che una locazione pura e per questo operano su una base molto flessibile, permettendo la prenotazione di postazioni anche per una singola giornata. Il costo giornaliero delle postazioni diventa poi sempre più conveniente in caso di contratti di durata maggiore (3, 6 o 12 mesi).

La maggior parte degli uffici temporanei, invece, si basa su contratti di locazione o piani di più lunga durata. Sempre più gli uffici flessibili offrono entrambe le formule, indicando forse impropriamente come area di coworking gli spazi che possono essere usufruiti su base giornaliera o di breve periodo.

Se vuoi avere una panoramica delle formule di abbonamento o piani di membership dei coworking qui trovi un’esaustiva panoramica delle formule più utilizzate in Italia.

5. Servizi inclusi

Accesso a una scrivania, wi-fi e altri piccoli servizi come il caffè, sono solitamente inclusi nelle tariffe giornaliere dei coworking. Altri servizi come l’utilizzo della stampante o delle sale riunioni sono, invece, a parte. Questo consente ai membri del coworking di pagare solo ciò di cui hanno effettivamente bisogno.

Gli uffici temporanei hanno al loro interno tutti i mobili e le apparecchiature tipiche di un ufficio privato. L’uso di fotocopiatrici, strumenti audio-video, ecc. è a disposizione dei clienti e il costo è condiviso tra le aziende presenti nello spazio.

Ci sono ancora differenze tra coworking uffici temporanei o uffici condivisi?

Come anticipato, negli ultimi anni le differenze tra coworking e uffici temporanei stanno diventando meno marcate.

Ad esempio, molti coworking hanno inserito al loro interno degli uffici privati per garantire dei momenti di privacy ai propri membri. Dall’altro lato molti uffici temporanei hanno incluso open space e aree di coworking per incoraggiare una maggiore collaborazione tra le imprese presenti nello spazio.

Inoltre, con la diffusione dello smartworking, sempre più dipendenti di piccole e grandi aziende stanno scegliendo i coworking come luogo di lavoro alternativo al lavoro da casa. Molte società si stavano già muovendo in questa direzione e la pandemia ha accelerato ulteriormente questo fenomeno.

Il lavoro ibrido si sta imponendo come il nuovo paradigma lavorativo di riferimento in quanto permette di avere il meglio di entrambi i mondi (lavoro in presenza e da remoto) e gli spazi di lavoro condivisi giocano un ruolo fondamentale nella sua applicazione riducendo il pendolarismo e migliorando l’equilibrio vita-lavoro.

Per approfondire i vantaggi che soluzioni come il coworking portano ad aziende e lavoratori, ti suggeriamo di leggere questi due articoli:

• Lavoro ibrido e coworking: una opportunità per le aziende
• 5 motivi per cui il coworking è perfetto per il lavoro ibrido

Altre componenti degli spazi di lavoro condivisi

L’offerta legata agli spazi di lavoro condivisi non si ferma a coworking e uffici temporanei.

Scendendo più nel dettaglio è possibile cogliere ulteriori sfumature che differenziano le varie soluzioni presenti sul mercato.

Di seguito riportiamo una semplice categorizzazione delle altre componenti che possono essere presenti all’interndo degli spazi di lavoro condivisi.

Business Center

Il Business Center è una struttura che mette a disposizione spazi di lavoro arredati per un periodo di tempo più o meno lungo insieme con tutti i servizi connessi agli ambienti di lavoro, come segreteria, reception, ecc.

Il Business Center è una tipologia di spazio condiviso che si avvicina molto agli uffici temporanei. Ragiona, infatti, principalmente per singoli team aziendali, offrendo spazi riservati a colleghi della stessa azienda.

Fablab

Il Fablab (Fabrication Laboratory) è l’evoluzione dell’officina in chiave digitale. Questi spazi, infatti, offrono l’uso di attrezzature e di servizi personalizzati di fabbricazione digitale, di percorsi formativi e di collaborazione. Luoghi per la prima prototipazione o la sperimentazione a basso costo di idee e soluzioni, sono spesso il fulcro di comunità di Makers locali o nodo di network internazionali.

Solitamente, all’interno di un Fablab si trovano una serie di strumenti per la fabbricazione digitale, ad esempio:

• Stampante 3D e Scanner 3D
• Fresatrice e Tornio
• Laser cutter e Vinyl cutter
• Kit Arduino

Event Space

Un Event Space è uno spazio pensato per ospitare eventi e workshop aziendali.

Solitamente si tratta di luoghi di grandi dimensioni che mettono a disposizione sale formazioni e tutti i servizi aggiuntivi che possono essere necessari per la realizzazione di un evento, come ad esempio l’accoglienza e il catering.

Caffè Coworking

Prima della nascita dei coworking, freelance e lavoratori autonomi utilizzavano bar e caffè per lavorare in ambienti stimolati.

La diretta evoluzione di questi spazi sono proprio i Caffè Coworking, ovvero spazi di lavoro professionali che al loro interno prevedono anche un vero e proprio caffè.

In base alle attività che devi svolgere potrai scegliere l’area Caffè, più dinamica e stimolate, o la zona Coworking, più tranquilla e con meno distrazioni.

Coliving

I Coliving sono spazi di lavoro condivisi in cui è possibile anche alloggiare e partecipare attivamente alla comunità locale. Prima erano il regno dei cosiddetti nomadi digitali: freelance dell’industria digitale che, potendo lavorare ovunque, scelgono i coliving per viaggiare e realizzare progetti collaborativi. Oggi, nelle grandi città, stanno diventando una modalità per entrare in una community e abbracciare un lifestyle ben specifico.

Qui un nostro focus su cos’è il coliving e come sta cambiando.