Lavoro ibrido e coworking: una opportunità per le aziende

Questo momento di grande incertezza rappresenta una grande opportunità per le aziende per sperimentare nuovi modi di lavorare, migliorando diversi aspetti del proprio business. Adottare soluzioni flessibili permette di adattarsi velocemente ai cambiamenti in corso e il binomio lavoro ibrido e coworking è la soluzione che offre la massima flessibilità per le aziende. In questo articolo evidenzieremo, dati alla mano, i risparmi e le opportunità per le aziende legati a lavoro ibrido e coworking! Ready? Go!
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Abbiamo più volte discusso di come la pandemia abbia accelerato il processo di trasformazione degli uffici tradizionali.

Il modello che si sta affermando tra le aziende più innovative è caratterizzato da un approccio ibrido e diffuso, con un headquarter centrale e tanti uffici satelliti periferici, con l’obiettivo di accorciare i tempi di spostamento e la distanza percorsa dai dipendenti per recarsi in sede, senza obbligare necessariamente a lavorare da casa.

L’ufficio è sempre più concepito come un vero e proprio ecosistema, con spazi modulabili, sanificabili, dotati di tutte le tecnologie per lavorare da remoto e per connettersi con i colleghi in modalità touchless.

Le strutture che rendono possibile questo modello sono i coworking e gli spazi di lavoro condivisi, che offrono flessibilità e agilità nel lavoro.

Quali sono concretamente i vantaggi che il binomio lavoro ibrido e coworking porterà alla tua azienda? Di seguito abbiamo elencato i principali.

 

1. Flessibilizzazione dei costi

Durante la pandemia e i mesi di chiusura forzata degli uffici, molte aziende si sono rese conto che i costi legati agli affitti e alle manutenzioni sono sempre più insostenibili e spesso non sono necessari.

Basti pensare ai grattaceli di Citylife a Milano dove, a Settembre 2020 quando la prima ondata di Covid-19 era alle spalle, la presenza era al 50% nella torre di Generali, al 60% in quella di PwC e solo al 30% nella torre Allianz. Le percentuali variano tra una realtà e l’altra, anche a seconda del settore di competenza ma, secondo le stime, al termine della pandemia la percentuale di lavoro da remoto si stabilizzerà fra il 20 e il 30% per la maggior parte delle aziende.

Questo periodo rappresenta, quindi, un’opportunità per flessibilizzare i costi legati agli uffici e creare il proprio ecosistema di spazi di lavoro diffusi e flessibili.

Di recente abbiamo contribuito con i nostri dati sul coworking in Italia a una ricerca svolta da PwC in merito alle nuove forme di organizzazione del lavoro (qui le slide riassuntive). Dallo studio è emerso che il ruolo dei coworking è fondamentale nella flessibilizzazione e nella riduzione dei costi legati agli uffici.

Prendendo il caso di una micro-impresa di 4 persone, il risparmio che si ottiene scegliendo uno spazio di coworking rispetto ad un ufficio tradizionale è pari al 33% sui costi di affitto se si considera l’opzione di 4 postazioni singole e del 20% se si considera l’opzione di un ufficio dedicato. Il risparmio è ancora più significativo se si aggiungono i costi ricorrenti e non ricorrenti (utenze, arredi, sorveglianza ecc.), i costi dell’obsolescenza e i costi di manutenzione dell’edificio e degli arredi che sono totalmente a carico dello spazio di coworking. Ecco un esempio concreto con tutte le voci di spesa e i relativi risparmi legati all’utilizzo di uno spazio di coworking invece di un ufficio tradizionale:

risparmi per le aziende utilizzando il coworking

Tabella – Esempio di risparmi per una micro-impresa di 4 persone con sede a Milano (Fonte: Pwc)

La flessibilizzazione dei costi conseguente all’utilizzo di spazi di coworking, inoltre, consente di gestire nel migliore dei modi anche i casi di aumento o riduzione del team, permettendo una gestione ottimale degli investimenti.

 

2. Deresponsabilizzazione dalle attività non core

Le attività legate alla gestione di un ufficio tradizionale sono molte e impegnano le aziende sia in termini di costi che di tempi.

La manutenzione degli spazi, i servizi di sorveglianza e di sicurezza, la reception, la gestione delle utenze, l’acquisto e l’installazione di mobili, sono tutte attività che attualmente sono in carico alle aziende ma che non hanno nulla a che fare con le attività core del business.

Inoltre, il rispetto dei nuovi protocolli di sicurezza imposti dal Covid-19 richiede ulteriori oneri e attività per le aziende.

Il coworking permette di liberarsi da tutte queste attività legate alla gestione degli spazi di lavoro e consente alle aziende di concentrarsi solamente sulle attività a maggior valore aggiunto. In questo modo l’azienda non solo ha un forte risparmio in termini di costi e tempi, ma si sgrava anche da tutte le responsabilità legate alla sicurezza dei lavoratori.

Di fronte alle nuove norme di distanziamento sociale, i coworking si sono già organizzati rafforzando la propria offerta in termini di misure di sicurezza e servizi digitali offerti.

Le misure di sicurezza che i coworking italiani hanno già messo in atto sono:

  • Cartellonistica con indicazioni di comportamento
  • Controlli della temperatura all’ingresso (con termometro frontale o scanner a infrarossi)
  • Fornitura di gel antibatterico e disponibilità di prodotti igienizzanti
  • Adozione di protocolli di igienizzazione degli ambienti (aumento dell’estensione e della frequenza di pulizia)
  • Controlli sulla circolazione dell’aria e sugli impianti di condizionamento, anche attraverso l’utilizzo di tecnologie IoT
  • Dotazioni per le zone pasti (stoviglie monouso, latte e condimenti in confezioni monodose)
  • Riorganizzazione degli spazi per garantire le distanze di sicurezza
  • Sale riunioni aggiuntive, con limitazioni per i partecipanti e soluzioni digitali alternative
  • Riconversione degli spazi dedicati agli eventi in spazi di coworking

Il cuore del business dei coworking, infatti, consiste nell’offrire un ambiente lavorativo sicuro, mettendo il benessere e la salute dei coworkers al primo posto.

 

3. Cultura aziendale orientata ai risultati

Lo smartworking, a differenza del semplice lavoro da remoto, è un concetto di lavoro che si focalizza sugli obiettivi e non vincola in modo restrittivo il lavoratore a orari, scrivanie e luoghi di lavoro in quanto reputa tali costrizioni irrilevanti al fine del raggiungimento dei risultati.

I concetti chiave su cui si basa lo smartworking sono, quindi, la responsabilizzazione del lavoratore e la capacità di delega del management.

La diffusione di una cultura aziendale orientata ai risultati non è una questione banale. Per fare in modo che il cambiamento avvenga con successo è necessario adottare un approccio integrato, che impatta sull’organizzazione, sui processi, sullo stile di leadership, sugli strumenti tecnologici messi a disposizione dei dipendenti e sulla progettazione degli spazi di lavoro.

Adottare un approccio ibrido consente di gestire in maniera ottimale tutte le peculiarità e le caratteristiche dell’azienda e dei suoi dipendenti.

Pensiamo, ad esempio, alle diverse esigenze che hanno i dipendenti in base alla loro età. Spesso i professionisti di età superiore ai 40 anni desiderano avere uffici propri, di grandi dimensioni e sono maggiormente attaccati all’idea di ufficio tradizionale. Questo rappresenta per loro la realizzazione. Invece, per i più giovani risulta fondamentale la visibilità: hanno bisogno di lavorare in open space in cui nascono opportunità sinergiche e di crescita.

Tutte queste peculiarità, che fanno grande una azienda, possono essere ulteriormente valorizzate lasciando, al contempo, il dipendente libero di scegliere dove lavorare, se a casa, in ufficio o in un luogo diverso.

Anche in questo caso i coworking rappresentano un’ottima soluzione per le aziende, permettendo di avere tutta la flessibilità necessaria per soddisfare le diverse esigenze dei propri dipendenti.

 

4. Servizi adeguati ai dipendenti e protezione dei talenti

Secondo il “Work Trend Index 2021”, una ricerca condotta da Microsoft su scala globale, il 42% dei dipendenti afferma di non avere a casa forniture essenziali per l’ufficio. In Italia potrebbe essere più alta.

Diventa quindi fondamentale per le aziende assicurarsi che i propri dipendenti abbiano accesso a servizi adeguati in termini di infrastrutture, spazi e dotazioni.

Questo aspetto ha un duplice impatto. Da un lato permette di evitare ricadute negative sulla produttività dei lavoratori, dall’altro lato consente di tutelare il benessere dei dipendenti sia in termini di salute sia in termini di equilibrio vita-lavoro.

Secondo l’indagine “Employer Brand Research 2021” di Randstad, proprio il work life balance è l’aspetto maggiormente tenuto in considerazione dai dipendenti nella scelta del proprio datore di lavoro. Per oltre il 60% degli intervistati, infatti, l’equilibrio tra vita privata e vita lavorativa è in cima alla classifica dei fattori più importanti che un’azienda dovrebbe offrire.

Inoltre, secondo le stime, il 41% della forza lavoro globale pensa di lasciare il proprio datore di lavoro entro il prossimo anno e un approccio ponderato al lavoro ibrido sarà fondamentale per limitare il turnover e attrarre e trattenere i migliori talenti.

Anche in questo caso poter disporre di un’ecosistema di uffici diffusi e flessibili permette alle aziende di soddisfare al meglio le necessità dei propri dipendenti, lasciare a loro la scelta di dove lavorare ogni giorno in base alle loro esigenze, favorendo il nearworking, limitando gli spostamenti e migliorando di conseguenza l’equilibrio vita-lavoro.

Questo non solo farà la felicità dei tuoi dipendenti ma renderà anche le città e i paesi italiani più belli e sostenibili, riducendo l’inquinamento, migliorando la qualità dell’aria e favorendo la formazione di quartieri autosufficienti e vitali, in cui incontrarsi, lavorare, avere cura di sé e delle proprie passioni!

Il 35% dei coworking ha già avuto nuovi clienti arrivati dal proprio quartiere, confermando questa nuova tendenza al lavoro di prossimità.

Puoi approfondire i benefici che il coworking porta ai tuoi dipendenti leggendo questo nostro articolo.

 

Il numero dei coworking e degli spazi di lavoro condivisi è in continuo aumento. In Italia abbiamo quasi raggiunto quota 800 coworking (per approfondire leggi la nostra indagine I numeri del coworking in Italia 2020) e il trend di crescita è proseguito nonostante la pandemia.

Gli spazi che permettono di lavorare in modo flessibile ci sono. La tecnologia e gli strumenti necessari per permettere alle aziende di gestire il lavoro ibrido, anche.

Non resta che iniziare…e sei nel posto giusto per farlo!

Ecco la soluzione che abbiamo pensato per aiutare le aziende nel lavoro ibrido!

 

Time Pass Credit: la nostra soluzione per il lavoro ibrido e le sue opportunità per le aziende

Il Time Pass Credit è lo strumento che abbiamo ideato per permettere una completa gestione del lavoro ibrido alle aziende.

Consiste in un sistema di voucher che offre alle aziende la possibilità di comprare un credito e preventivare un budget di spesa per i propri dipendenti che poi potranno decidere in autonomia in quali spazi lavorare e di quali servizi necessitano. Saranno loro a scegliere gli spazi ibridi che meglio rispondano alle proprie esigenze selezionandoli dalla lista di uffici flessibili e coworking di tutta Italia.

Come funziona concretamente il Time Pass Credit?

È tutto molto semplice, bastano pochi passaggi per gestire il lavoro ibrido e coglierne le opportunità per la tua azienda.

 

1. Stabilisci budget di spesa e le presenze dei membri del tuo team

Ogni tuo dipendente vive in location diverse e ha esigenze personali e di mobilità diverse.

A queste si aggiungono le necessità dell’azienda, i clienti da incontrare, le riunioni in presenza da organizzare, ecc.

Per gestire tutto questo la tua azienda deve solo stabilire un badget annuale o mensile, con la flessibilità di variare l’importo in qualsiasi momento secondo le esigenze.

È possibile allocare un budget specifico per ciascun membro del team oppure acquistare un credito comune a cui tutti i tuoi dipendenti possono attingere quando ne hanno bisogno.Hai qualche dubbio o esigenza particolare? Non esitare a contattarci. Abbiamo un servizio di assistenza che puoi contattare in qualsiasi momento tramite la nostra live chat.

tips →

Non sei sicuro del budget da allocare?

Siamo i maggiori esperti di coworking e di uffici flessibili in Italia. Ti supportiamo nella previsione del budget da allocare e nel capire l’offerta di spazi condivisi sul mercato. Per qualsiasi dubbio, non esitare a contattarci. 

Non hai necessità di spendere tutte le risorse previste per un mese?

Nessun problema. Il credito è sempre disponibile, non scade e in qualsiasi momento puoi averlo indietro.

Un altro mese sono necessarie più postazioni o sale riunioni?

Puoi acquistare quando vuoi altri Time Pass Credit.

2. Invia i crediti al tuo team e lascia a loro la scelta dello spazio in cui lavorare

Una volta acquistati i voucher secondo il tuo fabbisogno previsionale, puoi inviare i crediti al tuo personale come e quando preferisci, anche direttamente all’acquisto.

Il tuo team può scegliere di volta in volta dove lavorare, prenotando direttamente su Italian Coworking gli spazi preferiti.

Affiancando ai tuoi attuali uffici gli spazi di lavoro condivisi presenti in tutta Italia, creerai un ecosistema flessibile e potrai disegnare l’ambiente lavorativo su misura che risponde al meglio alle esigenze sia aziendali che personali.

I tuoi dipendenti potranno accedere a postazioni professionali vicino casa, migliorando allo stesso tempo produttività e qualità della vita.

Contribuirai al nearworking: più attenzione all’ambiente, alla salute, alla conciliazione vita-lavoro e all’identità aziendale.

tips →

Una volta assegnato un credito a un dipendente, posso revocarlo in caso non sia più necessario?

Assolutamente sì. Non ti preoccupare, il tuo budget non verrà sprecato per errori di assegnazione. Lo strumento è totalmente flessibile e ti permette di assegnare e revocare il tuo credito a tuo piacimento.

3. Controlla e gestisci il credito

Gestisci tutto tramite il nostro portale italiancoworking.it.

Direttamente dal tuo profilo puoi acquistare, assegnare, revocare e ricaricare i Time Pass Credit secondo le tue esigenze.

In qualsiasi momento puoi controllare lo stato dei tuoi crediti attraverso un’apposita dashboard e accedere allo storico dei crediti utilizzati.

Questi strumenti di reportistica permettono da un lato di mantenere il controllo sulle spesa, dall’altro di monitorare l’effettivo utilizzo della soluzione in modo da dimensionare il budget in modo flessibile sulla base delle reali esigenze del team di lavoro.

tips →

Hai qualche dubbio o esigenza particolare?

Non esitare a contattarci. Abbiamo un servizio di assistenza che puoi contattare in qualsiasi momento tramite la nostra live chat.

Crediamo che il Time Pass Credit sia la nuova frontiera della flessibilità e delle opportunità per le aziende e i propri dipendenti.

 

Cosa aspetti? Hai tutto per iniziare!

Per procedere con l’acquisto del tuo Time Pass Credit è sufficiente cliccare qui.

Se vuoi presentare questa opportunità e discuterla internamente alla tua azienda, scarica la nostra presentazione pdf cliccando qui.

Per qualsiasi domanda o curiosità non esitare a contattaci a: [email protected]

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