Scegliere uno spazio di coworking : 7 cose da considerare

Scegliere uno spazio di coworking può non essere facile come sembra. È sufficiente, comunque, porsi le giuste domande in modo da concentrarsi sugli elementi davvero importanti per prendere la decisione corretta. Conoscendo molto bene quali sono i dubbi e le incertezze che possono affliggere freelance, startupper e smart worker, in questo articolo ti daremo i consigli giusti per aiutarti a scegliere il coworking perfetto per te!
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Premessa

Il punto fondamentale è porsi le domande giuste. Se ci pensi, anche la nascita del coworking si deve alla risposta data a una domanda giusta: come ridefiniamo il concetto di workplace per far fronte all’equilibrio sempre più precario fra lavoro e vita privata? Scegliere di lavorare in coworking è una soluzione a cui siamo arrivati osservando l’evoluzione del mondo del lavoro. Inizialmente questo fenomeno ha interessato principalmente il lavoro autonomo ma ultimamente si è esteso anche a imprese e Pubblica Amministrazione. 

Con la crescente adozione dello smart working, sempre più persone si stanno ponendo il quesito: da dove è meglio lavorare? Spesso si ripiega sul lavoro da casa, dove, però, i problemi che ne possono conseguire non mancano di certo. Prima di tutto, una casa può non disporre della strumentazione giusta che l’ufficio, anche in coworking, può offrire. In casa viene a mancare anche la giusta divisione fra lavoro e vita privata; inevitabilmente le due si sovrapporranno, rendendo poi estremamente difficile scinderle, o quantomeno cercare di porre dei confini.

I freelance hanno vissuto per primi questo dissidio, ricercando la concentrazione ovunque, inizialmente nei bar. Per chiunque si sia domandato come mai ci fossero così tante persone da Starbucks alle 10 del mattino, vi svelo un segreto: la maggior parte di loro erano freelance che volevano scappare dalle distrazioni di casa.

Alla luce di questo problema, il coworking è stata la risposta: uno spazio che funziona come un ufficio tradizionale ma con la flessibilità oraria del lavoro autonomo e, soprattutto, con costi più facilmente ammortizzabili.

 

Lavorare in coworking ha molti benefits, e le ragioni per cui fa bene al proprio business si sprecano. In questa sede, perciò, ci concentreremo soprattutto su un’analisi qualitativa di quelli che sono i punti da tenere in considerazione per scegliere uno spazio coworking del cuore, oltre il semplice elenco dei suoi vantaggi! Are you ready? GO!

Si fa presto a dire: “lavoriamo in coworking”. Siamo veramente sicuri di aver trovato quello giusto per le nostre esigenze? Niente panico, ci sono elementi importanti da valutare, e che è bene tenere a mente prima di scegliere la location dove installarsi. Il primo dubbio esistenziale che ci attanaglia sarà:

1. Scegliere uno spazio di coworking in base alle dimensioni

La domanda che dovrete porvi sarà la seguente: “Ho bisogno di uno spazio con respiro internazionale, oppure di uno più tranquillo, quasi familiare?”

divani lounge coworking postazioni

Sì, ci sono delle differenze sostanziali. Come emerge dalle nostre statistiche sui coworking italiani  la scelta varia dai grandi spazi, da 1000mq a 8000mq, a coworking più piccoli di 100mq. Questa differenza si riflette non solo in termini di disponibilità di postazioni, ma anche di servizi, eventi, opportunità offerte e ovviamente dal tipo di ambiente che si respira. Ma va ricordato che non sempre “più grande” significa migliore. Dipende da voi, dalle vostre motivazioni e dai vostri obiettivi di lavoro.  

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Se ricerchi un coworking in ESPLORA puoi verificare e comparare la grandezza degli spazi con estrema facilità guardando i badge sulla copertina e anche filtrare la tua ricerca per dimensione della struttura.   

In generale, scegliere uno spazio di coworking di grandi dimensioni offrirà un ambiente più strutturato, con regole più “rigide” anche se magari con maggiori benefits. Abbiamo sintetizzato alcune delle caratteristiche da considerare per scegliere fra un coworking di piccole o grandi dimensioni, che abbiamo isolato nelle nostre ultime ICSurvey.

Coworking >1000mq
Coworking <300mq
Più affollati (in media 120 coworkers)
Pochi coworkers (in media 13)
Regole più “rigide” di accesso e utilizzo degli spazi
Regole meno formali
Offerta diversificata di spazi disegnati per il diversi scopi (postazioni, box, uffici privati, lounge, sale, phoneboot, sale webinar, sale eventi, fablabs, ecc.)
Spazi più simili all’ufficio tradizionale
Maggiore ricambio dei coworkers
Minore ricambio
Occasioni e strumenti di networking strutturati
Più facilità di collaborazione interpersonale
Più stimoli per crescere (Eventi, corsi, tools, assistenza)
Più facilità a stabilire una routine e a concentrarsi sul lavoro individuale
Costi in media più elevati
Costi in media contenuti
Maggiore offerta di servizi
Minore offerta di servizi

Infatti, se stiamo considerando di scegliere uno spazio di coworking, ad esempio come WeWork, colosso americano appena sbarcato in Italia a Milano, o in uno degli spazi dei grandi network italiani come Talent Garden, Copernico o in altri coworking indipendenti di grandi dimensioni, dovremmo essere consapevoli che stiamo scegliendo un ambiente disegnato per avere una grande influenza sul modo in cui ci approcciamo al nostro lavoro, agli altri coworker e in generale al concetto di ufficio a cui siamo abituati. 

Senza scendere nel dettaglio, ci basti sapere che scegliere uno spazio di coworking di grandi dimensioni espliciti maggiormente questo tipo di approccio innovativo. Pertanto la scelta è tutta individuale, se le motivazioni principali sono abbattere i costi o lavorare con altri pur mantenendo la propria routine in un ambiente di lavoro più tradizionale o familiare, allora scegliere uno spazio di coworking di piccole dimensioni potrà costituire la soluzione ideale.

Al contrario, se scegliere uno spazio di coworking equivale a dare una sterzata al proprio modo di lavorare, allora gli spazi di grandi dimensioni possono contribuirvi notevolmente.

In ogni caso, la logica che spinge questi come molti dei piccoli spazi di coworking è supportata dalla volontà di creare una community forte, fatta di persone soddisfatte specificamente dello spazio di coworking prescelto. E non è forse questo uno dei fondamentali del coworking? 

 

Ne deduciamo, perciò, che un secondo elemento da tenere in considerazione per scegliere uno spazio di coworking è:

2. Scegliere uno spazio di coworking per la community che vi abita

Potrà sembrare una banalità, eppure l’elemento davvero discriminante per scegliere uno spazio di coworking sono le persone che vi troverete. Il lavoro in spazi condivisi, a maggior ragione se si opta per l’open space, è funzionale al continuo scambio di informazioni e occasioni di collaborazione fra coworkers. Ricordate che fra i benefici fondamentali del coworking c’era la produttività? Bene, la possiamo tranquillamente intendere oltre il significato primario di concentrazione senza quelle interferenze varie ed eventuali che troveremmo a casa. 

coworker vetrina scritte sviluppo personale

Una maggiore produttività può anche essere figlia di nuove occasioni che possono nascere spontaneamente, magari mentre parli del più e del meno con il collega in pausa pranzo. Anche solo vedere come gli altri lavorano, organizzano una riunione o gestiscono la clientela è un fattore di crescita. Per non parlare poi degli stimoli individuali e professionali che comporta essere in una comunità in termini di aggiornamento, accesso a informazioni, senso di condivisione, di pensare più in grande.

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Gli spazi che ospitano una comunità vibrante sono relativamente facili da individuare. Uno sguardo ai loro social e alle loro attività è il primo passo. Ci sono molte interazioni? Sono stimolanti?  – si possono guardare i social feed di molti spazi e gli eventi anche direttamente su Italian Coworking. Oppure è possibile cercare uno dei tanti coworking settoriali, ovvero spazi che si rivolgono a specifici professionisti come architetti, operatori del web, artisti, video makers, artigiani. Qui di solito la comunità nasce prima dello spazio di coworking – filtrate la vostra ricerca in Esplora per tipo di coworking. 

Il networking che offre uno spazio di coworking è il vero valore aggiunto. Ci sono attività di community-building come aperitivi, un calendario di incontri? C’è una piattaforma web o un’app dedicata per la comunità?

  

Legato al concetto di community, ma leggermente più sottile come inquadratura, sarà cercare di capire che prospettive ha lo spazio di coworking che state valutando, ovvero come si sta muovendo per acquisire clienti, quali eventi organizza, quali training path mette a disposizione dei coworkers. In poche parole:

3. Quanto è attivo il coworking manager?

Se il coworking che avete deciso di frequentare vi sembra potenzialmente interessante, con una community giusta perché complementare al vostro business, prima di correre ad iscrivervi cercate di carpire maggiori informazioni riguardo le prospettive per il futuro: non vorrete ritrovarvi poi da soli perché tutti gli altri se ne sono andati, vero?

Coworker manager Sala riunioni lavagna

Il consiglio che possiamo darvi a tal proposito sarà di controllare come vengono promossi gli spazi, seguitene le pagine social. Un coworking space vive di visibilità. Altrimenti, molto banalmente, non verrà nessuno perché nessuno ti conosce. 

Cercate sui social il/la coworking manager dello spazio che state valutando, e considerate di rivolgere qualche domanda sulla comunità e sugli obiettivi che vuole raggiungere.

Valutate anche gli eventi programmati nel prossimo futuro, in quanto rappresentano l’occasione propizia per intrecciare quelle reti sociali di cui abbiamo più volte parlato. Non esiste, e non deve esistere, in coworking un limite all’incremento della socialità. Per questo motivo, gli eventi messi a disposizione dei coworkers sono momenti particolarmente favorevoli.

 

4. Servizi e dotazioni

Il coworking permette di condividere molti servizi e dotazioni di solito compresi o offerti come optional ad un prezzo molto conveniente e soprattutto con la possibilità di attivarli e disattivarli alla bisogna. Si pensi ad esempio al servizio di segreteria, quanto vi costerebbe in denaro e tempo attivarlo da soli?   

Oltre a un ambiente di lavoro perfetto per concentrarsi, è anche importante trovare uno spazio di coworking che dia tutto il necessario per massimizzare l’esperienza di lavoro. Che tipo di connessione Internet è presente? Ci sono spazi organizzati per organizzare webinar? Come si ricevono i clienti?

Tavolo in rovere segue ufficio coworking

Naturalmente, i servizi non aiutano solo il lato lavorativo ma aiutano anche a conciliare il rapporto vita / lavoro. Alcuni servizi possono essere molto utili a lenire lo stress o a creare interazioni, come il caffè e thè gratis o la sala lounge con un biliardino.

 

In prima battuta, occorre considerare che non tutti i coworkers hanno le stesse esigenze. I coworking possono rappresentare la soluzione al problema legato a dove lavorare per diverse tipologie di lavoratori: freelance, lavoratori autonomi, startup, dipendenti di imprese e della Pubblica Amministrazione.

Ciascuna tipologia di coworker necessita servizi diversi e, proprio per questo, per scegliere il coworking giusto è necessario fare prima qualche ricerca. 

 

Facciamo qualche esempio concreto:

  • Sei una startup e hai bisogno di tutti i servizi base necessari per far partire e crescere il tuo business? In questo caso potrebbero interessarti servizi come il servizio Sede Legale, il supporto aziendale, legale, fiscale in loco e il servizio segreteria.
  • Sei un dipendente di una grande impresa e hai bisogno del coworking solo nei giorni in cui lavori in smart working? Le postazioni giornaliere fanno sicuramente al caso tuo. In questo caso ti consigliamo di guardare la presenza del badge “Day Pass” sulla copertina dei vari coworking.  Badge Day Pass Icona Copertina  Questa icona indica che lo spazio ha aderito al nostro programma “Day Pass” e che puoi prenotare la tua postazione direttamente su Italian Coworking in pochi click. Clicca qui per approfondire i dettagli di questo servizio.
  • Hai accesso a contributi pubblici per l’acquisto di servizi di coworking e puoi accedere solamente a particolari spazi riconosciuti dalle amministrazioni pubbliche? Su Italian Coworking trovi un filtro dedicato a questo. Seleziona “Spazio Riconosciuto dalla PA” = Sì e ti verranno mostrati solo i coworking coinvolti in progetti e politiche pubbliche, come voucher per coworkers o altri contributi similari. Anche in questo caso puoi capire immediatamente se lo spazio risponde alle tue esigenze grazie alla presenza del badge “Spazio riconosciuto” sulla copertina dei vari coworking.    Badge Pubblica Amministrazione Icona Copertina
  • Sei un lavoratore autonomo e ti capita spesso di spostarti e viaggiare per lavoro? Ti consigliamo di scegliere un coworking che aderisce al programma Coworking Visa. In questo modo, iscrivendoti al suo coworking, potrai accedere gratuitamente anche agli altri spazi del circuito presenti in tutta Italia per un determinato numero di giorni. Clicca qui per approfondire i dettagli di questo servizio. Per ricercare i coworking che aderiscono a questo programma puoi selezionare “Coworking Visa” = Sì oppure controllare la presenza di questo badge sulla copertina dello spazio.                        Badge Coworking Visa Icona Copertina

Successivamente dobbiamo concentrarci su cosa ci occupiamo, sulle attività che andremo a svolgere all’interno del coworking e quindi sui servizi e sulle strumentazioni che ci farebbe comodo avere. Per scegliere il coworking perfetto per te, dovrai quindi effettuare un’accorta analisi personale.

Facciamo ancora qualche esempio pratico:

  • Hai sempre molte attività da fare e il tempo da dedicare alla pausa pranzo è poco? In questo caso potrebbero interessarti spazi dotati di cucina, frigo e microonde/forno. In questo modo potrai prepararti velocemente qualcosa di caldo da mangiare senza dover uscire alla ricerca di un panino o, peggio ancora, saltare il pranzo. 
  • Nel tuo lavoro ti capita spesso di parlare al telefono o effettuare video call?  In questo caso ti servirà uno spazio riservato e magari dovrai mettere in conto un phone booth prima di scegliere un coworking.
  • Nella tua attività lavorativa hai spesso necessità di ricevere dei clienti?  Le sale meeting potrebbero fare al caso tuo, ma dovrai domandarti anche con che frequenza ne avrai bisogno. In genere, ogni coworker può disporre senza troppe restrizioni delle sale meeting, salvo prenotarle per tempo. Per questo un’alternativa valida è data dall’ufficio privato, che permette di ricevere chi vuoi e quando vuoi.
  • Ti piace tenerti in forma e fare attività fisica? Sì, hai capito bene. La produttività professionale non è solamente legata agli strumenti base come la scrivania e il wifi. Esistono dei coworking che offrono al loro interno anche delle aree fitness e wellness con tutti gli attrezzi necessari per mantenersi in forma e rilassarsi.

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L’infrastruttura e i servizi offerti sono il cuore della proposta di valore di uno spazio. Su Italian Coworking puoi ricercare gli spazi in Esplora utilizzando i filtri legati ai servizi e alle dotazioni dello spazio. Inizialmente ti consigliamo sempre di scorrere la lista completa dei servizi/dotazioni perchè, come hai notato, alcune non sono così scontante e spesso non vengono considerate in fase di scelta del coworking. Poi puoi selezionare solo le dotazioni che ritieni necessarie per svolgere le tue attività e concentrarti sui coworking che ne sono provvisti.

Oltre ai filtri, ti consigliamo di guardare anche i badge presenti sulla copertina dei coworking. A colpo d’occhio puoi capire immediatamente le caratteristiche dei vari coworking ricercando ad esempio le icone “Day Pass”, “Spazio riconosciuto dalla PA” e “Coworking Visa”.

5. Scegliere uno spazio di coworking in base alla posizione 

Uno degli elementi fondamentali da considerare per scegliere uno spazio di coworking è la sua posizione e capire cosa c’è attorno; è importante tenere conto del tempo di percorrenza nella scelta del vostro prossimo spazio di lavoro condiviso. Idealmente, dovrete verificare se è praticabile con i mezzi pubblici, se dispone di parcheggi per i membri e a che prezzo, anche per gli eventuali clienti che dovranno raggiungervi. 

Una struttura collocata in un’area periferica ma magari prossima a un’uscita autostradale potrebbe fare al vostro caso più di uno spazio in zona centrale, essendo facilmente raggiungibile con la macchina. Per contro, non consigliamo di scegliere un coworking che disti troppo da casa, e magari non ben collegato.

La zona in cui la struttura è situata conta sia per la raggiungibilità sia per la sua collocazione. Prestigio del quartiere, presenza di aree di shopping o di alberghi e palestre possono tornare estremamente vantaggiosi nella quotidianità, ma anche per il successo professionale. È ovvio che gli spazi di coworking ben posizionati possono avere prezzi maggiori alla media. 

Ponetevi questa domanda: “che tipo di stile di vita desidero per me, per il  mio team e che tipo di immagine della mia professionalità ho bisogno di offrire?”. Poi valutate la posizione del coworking. 

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Per ciascun spazio elencato su Italian Coworking puoi controllare come arrivare dalla tua abitazione (tasto “come arrivare”) e con google maps verificare i tipi di trasporto pubblici attivi.

Controllate cosa potete trovare “out of the building”. Ci sono nelle vicinanze aree vedi, palestre, caffè, ristoranti e negozi? 

Presto potrete dare un’occhiata alla zona degli spazi di coworking e comparare direttamente dalle scheda su Italian Coworking, dove troverete la sezione “In Zona” con elencati tutti i punti di forza come raggiungibilità con i mezzi pubblici, caratteristiche dell’area, presenza di spazi verdi, ecc. .

6. Quanto è sicuro il coworking?

In ultimo, ma non per importanza vi è la questione della sicurezza. In ogni ufficio sono conservati mille documenti, gli strumenti di lavoro e cose personali. Sebbene voi siate i primi garanti della vostra privacy e quella dei terzi, sarà importante controllare che il coworking disponga di locker personali o altre soluzioni dove riporre il tutto, nondimeno avere la garanzia di un buon sistema di sorveglianza e di assicurazione incendio e furto e di responsabilità civile.

Lockers gialli armadietti Sicurezza ufficio

 

E per quanto riguarda la sicurezza personale? Benché sia un diritto del lavoratore esercitare in ambienti protetti, non è mai la prima domanda che ci poniamo. Invece, anche nella scelta di uno spazio di coworking ha il suo peso un ambiente completamente a norma. Non abbiate remore nel chiedere informazioni sulla loro ottemperanza alle norme e sulle loro procedure. 

Trovate un’analisi approfondita su tutti gli aspetti legati alla sicurezza in coworking in questo altro nostro articolo.

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Controlla se alcuni di questi elementi sono presenti tra le dotazioni e i servizi direttamente nelle schede degli spazi su Italian Coworking o utilizza i filtri nella ricerca in Esplora. 

 

7. Rapporto costo-efficacia

Dopo aver considerato i vantaggi di cui sopra e appurato che lo spazio di coworking prescelto goda di una posizione sicura e conveniente, con tanto di dotazioni e servizi annessi, c’è da considerare il fattore di costo nell’equazione. Quale spazio risulta più conveniente? A volte, vale la pena spendere un po’ di più per investire in uno spazio che ispira, soprattutto se la scelta di uno spazio condiviso ha la motivazione di innovare il proprio approccio al lavoro, ma allontanarsi troppo dal budget non è mai una buona idea. 

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Per farsi un’idea del budget, trovate e comparate i prezzi delle postazioni, degli uffici / box privati per giorno o per mese (e delle sale riunioni / eventi) direttamente su Italian Coworking nelle schede degli spazi. Sarà poi necessario verificare prezzo e tipo di offerta con il singolo coworking / business center guardando la loro proposta personalizzata che comprenderà i costi effettivi disegnati sui vostri specifici bisogni di accesso, servizi e dotazioni.

 

Ma adesso tocca a voi! Se avete intenzione di lavorare in spazi condivisi, quali sono i fattori che state valutando per scegliere un coworking?

Scrivetecelo nei commenti!

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