Resilienza e futuro del coworking: intervista a Mauro Mordini IWG

Abbiamo passato una splendida settimana in giro per i coworking e gli uffici flessibili milanesi. Volevamo conoscere meglio gli spazi di lavoro iconici della città, ma anche avere un confronto con gli operatori per la campagna di raccolta dati della ICSurvey 2021.

Incontriamo Mauro Mordini, Country Manager Italia e Malta per IWG, nello studio della prof.ssa Ilaria Mariotti (Dipartimento di Architettura e Studi Urbani-DAStU) del Politecnico di Milano e Chair della Cost Action 18214. Non potevamo perdere l’opportunità che il DAStU, partner della ICSurvey 2021, ci ha offerto di ascoltare il punto di vista di uno dei colossi del settore degli spazi di lavoro flessibili.

IWG, infatti uno dei grandi network internazionali, presente in Italia con ben 85 spazi (3300 nel mondo). Negli ultimi anni ha dimostrato una visione lungimirante, capace di anticipare i trend del mercato, riuscendo a cambiare pelle e di crescere anche nel difficile mercato italiano. Operazioni come la partnership con BELL Group nel dicembre 2020 per l’apertura di 10 nuovi spazi entro il 2026 e l’acquisizione di Copernico, nel marzo 2021, ne sono la dimostrazione.

Vogliamo capire come IWG ha vissuto i cambiamenti emersi dall’emergenza pandemica e quali obiettivi si pone nel prossimo futuro, lo facciamo anche con il supporto di Ivana Pais ordinario dell’Università Cattolica che si occupa di economia e lavoro di piattaforma.

Resilienza del coworking

La ricerca “La geografia degli spazi di coworking a Milano. Un’analisi territoriale” realizzata dall’Università Cattolica, DAStU – Politecnico di Milano e Collaboriamo aveva evidenziato come si stessero definendo nuove geografie del lavoro. In particolare era emersa una riduzione degli spostamenti verso le aree centrali e un crescente interesse verso soluzioni per svolgere attività professionali e di svago più prossime al proprio domicilio.

Cosa è successo secondo voi?

Mauro Mordini: “Chiaramente la domanda è diminuita durante la pandemia, una conseguenza inevitabile dovuta anche al fatto che le aziende stavano vivendo una fase di contrazione e non di sviluppo.
Abbiamo visto un aumento dell’utilizzo degli spazi nelle aree più residenziali e meno centrali delle città, aumento principalmente legato alla limitazione degli spostamenti. Il bisogno principale era quello di ridurre l’utilizzo dei mezzi pubblici eliminando di conseguenza una parte del rischio di contagio.
Un dato che abbiamo visto durante la pandemia è che le secondary cities hanno retto meglio rispetto alle primary cities (Milano e Roma), facendo registrare un impatto economico e di presenze inferiore.”

Attualmente ci troviamo in una fase più avanzata della pandemia, caratterizzata da una maggiore libertà negli spostamenti e da una ripresa del lavoro in presenza. 

“Adesso c’è un grosso ritorno alla presenza, anche se difficilmente sarà come prima della pandemia. Si è passati da un estremo, totalmente in presenza, all’altro, totalmente da remoto; probabilmente adesso ci stiamo stabilizzando su una versione più ibrida, un compromesso delle due cose. Difficilmente tutto tornerà come prima, almeno per la gran parte delle aziende il cui business non implica obbligatoriamente il lavoro in presenza.
Questo trend emerge in Italia, ma è confermato anche dai nostri colleghi all’estero e dalle survey che facciamo regolarmente all’interno del gruppo IWG.
La situazione comunque è in continua evoluzione. Sono in atto due tipologie di cambiamenti: una legata alle location e una relativa allo stile di management.
Siamo stati abituati per anni ad avere il capo e i dipendenti quasi nella stessa stanza con un controllo praticamente visivo. L’evoluzione in atto oggi, che era già iniziata da tempo e che la pandemia ha accelerato, porta a un empowerment del personale al raggiungimento degli obiettivi in modo che anche da remoto si riesca ad avere performance adeguate anche senza il controllo in presenza.
Il termine remoto è molto relativo, racchiude il lavoro da casa,  il lavoro da un’area coworking all’interno della città o in aree limitrofe, ma anche il remoto “vero”, ovvero svolto in un’altra città.
L’importante è che il lavoro da remoto sia impostato con lo scopo di permettere alle persone di lavorare nel luogo in cui sono più efficaci ed efficienti, lavorando con un team e un responsabile che definisca e condivida in modo chiaro gli obiettivi e che valuti i lavoratori  sulla base dei risultati raggiunti e non delle ore lavorate. 
Questo è un cambio epocale e rappresenta l’ostacolo più grosso soprattutto per un certo tipo di aziende a livello nazionale, come le PMI, che erano abituate a lavorare in un certo modo.
Nelle grandi aziende e nelle multinazionali queste logiche erano già tollerate e incentivate e la pandemia ha dato solo una grossa accelerazione.”

Conferma che sempre più aziende stanno ripensando la configurazione dei propri spazi di lavoro e, già oggi, il lavoro a distanza può rappresentare un’importante fonte di ricavi per gli operatori del settore.

“C’è una grossa ripresa economica, a partire soprattutto da luglio abbiamo riscontrato un aumento considerevole delle vendite di contratti flessibili e a settembre c’è stato un boom con numeri pre-pandemia.
In particolare, le vendite di membership senza postazione fissa, ovvero il coworking classico, sono aumentate del 50% nell’ultimo anno secondo le nostre statistiche.
La domanda oltre a essere aumentata in termini di unità, quindi di clienti che si rivolgono a noi per valutare uno spazio flessibile, è cresciuta anche in termini di dimensioni. In passato la richiesta era principalmente relativa a un numero limitato di postazioni (2,3 o 4 postazioni), mentre oggi arrivano richieste per blocchi di 15, 20 o anche 25 postazioni.
È difficile al momento capire se si tratta di spazi aggiuntivi che si affiancano alla sede aziendale oppure se le aziende stanno spostando per intero la loro struttura da una soluzione convenzionale (affitto di uno spazio a lungo termine) a qualcosa di più flessibile.
I contratti del Real estate tradizionale, non solo in Italia ma in tutto il mondo, non sono mai brevi (3/4 mesi), l’orizzonte temporale è sempre di anni (dai 6 anni in su, anche 15/20 anni).
È evidente che le aziende e i mercati in 6 anni possono cambiare radicalmente, alcuni business possono scomparire, altri possono nascere.
Questo già in passato era un vantaggio per gli spazi flessibili e, a maggior ragione, lo è oggi dove tutto è accelerato.  
La pandemia è percepita come un rischio sanitario, ma anche di business, e quando aumenta il rischio, di conseguenza aumenta il valore della flessibilità, che diventa un grande vantaggio.
Resta sempre l’incognita dell’inverno e dell’andamento della curva dei contagi, che fortunatamente da noi sembra essere più sotto controllo che in altri Paesi […almeno era così fino a qualche giorno fa] ma staremo a vedere. La situazione che vediamo in Italia, comunque, vale anche in tutto il resto del mondo. Sicuramente ci sono alcuni Paesi che hanno avuto un calo inferiore in quanto la pandemia li ha colpiti in maniera minore. In Olanda, ad esempio, la flessione è stata limitata grazie anche al fatto che il lavoro a distanza era già una realtà largamente utilizzata.”

Futuro del coworking

La ricerca svolta dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano in merito ai trend post-pandemia mostra alcuni dati interessanti:

•  l’8% delle grandi imprese aumenterà gli spazi, il 48% manterrà gli spazi invariati, il 33% ridurrà gli spazi,
• il 13% dei lavoratori ha sofferto di over working e il 25% di tecnostress lavorando forzatamente da casa,
• l’81% delle grandi imprese adotterà progetti di smart working strutturati o informali,
• il numero degli smart worker è passato da 570mila nel 2019, a 6,58mln nel primo trimestre 2020, poi sceso a 4,07mln a Settembre 2021 e nel post emergenza è stimato saranno 4,38mln i lavoratori da remoto.

Questi numeri di fatto confermano che non si tornerà più indietro ai numeri pre-pandemia e spiegano l’aumento della domanda di spazi flessibili.

Quali saranno gli sviluppi futuri secondo IWG?

“Si tratta sicuramente di stime, ma dal nostro punto di vista rappresentano bene quella che sarà la tendenza nel prossimo futuro.

Che si passi dai 500mila lavoratori da remoto pre-pandemia a 3mln, 4mln o 6mln lo scopriremo con il tempo ma sicuramente il numero di persone che lavoreranno da remoto sarà superiore a quanto eravamo abituati.

All’interno del concetto di lavoro da remoto poi rientrano diverse modalità e logiche di applicazione. I giorni da remoto possono variare (1, 2 o 3 giorni la settimana), ma difficilmente si arriverà al lavoro totalmente da remoto; nel medio-lungo periodo dal punto di vista professionale diventerebbe un problema.

Lavorare 252 giorni l’anno da remoto diventa anche controproducente per il lavoratore stesso che si isola, non è più aggiornato, e mantenere i rapporti umani sempre attraverso un video diventa difficile. 

Se pensiamo ai neoassunti, ad esempio, apprendevano anche vedendo fisicamente i colleghi fare e gestire le varie attività. Davanti alla macchinetta del caffè imparavano la cultura aziendale e sviluppavano il senso di appartenenza.

Attraverso un video e restando sempre a casa, non entri mai a far parte del team, di una squadra, e questo incide sia sui rapporti umani sia sul risultato professionale.

Si potrà tornare a quello che abbiamo chiamato per 2 anni erroneamente smart working.

L’azienda e il dipendente decidono il tipo di flessibilità, come e da dove lavorare, tenendo in considerazione sia le esigenze personali sia le esigenze professionali.

A quel punto diventa un lavoro da remoto che dà vantaggi sia dal punto di vista dei risultati aziendali sia della soddisfazione delle persone. Quello sì che il vero smartworking.

Durante il lockdown lo abbiamo chiamato così ma quello che abbiamo vissuto non era smart, di smart c’era poco. Era smart solo per il fatto che l’alternativa era non lavorare.”

Uno dei trend principali del post-pandemia sarà quindi legato al lavoro ibrido e alla crescita del coworking aziendale, ovvero alla crescita della richiesta di spazi flessibili da parte delle aziende.

“Già pre-pandemia uno studio di JLL (Flexing Their Muscles, del 2019) diceva che nel 2030 il 30% degli spazi delle grosse società sarebbe stato flessibile. Se era vero prima della pandemia, è molto probabile che quel 2030 si sia avvicinato ulteriormente, diventando magari 2025 o 2026.

Come IWG abbiamo già siglato diversi contratti a livello internazionale con grandi aziende. Ad esempio Ntt Nippon Telegraph and Telephone e Standard Chartered hanno deciso di fornire a tutti i loro dipendenti (quindi parliamo rispettivamente di 300mila e 95mila dipendenti) una membership del nostro gruppo, così che possano presentarsi in uno qualsiasi dei nostri centri e lavorare da remoto utilizzando le aree coworking all’interno delle nostre strutture. 

La richiesta di soluzioni di questo tipo non riguarda solo l’estero, ma stiamo ricevendo un forte interesse anche in Italia dove stiamo già lavorando con diverse aziende. Si stanno muovendo molto le società dell’energia, dei servizi e dell’IT ma un po’ tutte stanno ripensando quella che è la propria struttura.

Come dicevamo in precedenza tornare indietro non è pensabile. Ci sono già dei dipendenti che fanno vertenze sindacali per non tornare in presenza. Questo è ovviamente un caso estremo ma in questa lotta ci sarà poi un bilanciamento che porterà alla nuova normalità. 

In America questo fenomeno si sta già vedendo con moltissime persone stanno dando le dimissioni per spostarsi in aziende che permettono di lavorare in maniera più flessibile. Ha più valore la flessibilità rispetto ad avere uno stipendio più alto; le persone sono pronte a rinunciare al 10% dello stipendio per la flessibilità quindi, per attrarre talenti, diventa fondamentale offrire soluzioni flessibili.”

Guardando i numeri del coworking in Italia risulta evidente che al momento il settore degli spazi di lavoro flessibile non è maturo. Il numero delle strutture censite ad oggi su Italian Coworking è superiore alle 800 unità ed è in costante crescita ma siamo ancora lontani dal poter servire i potenziali 4mln di smart worker stimati per il post-pandemia. 

“Gli spazi flessibili rappresentano ad oggi l’1% o il 2% del mercato, i margini di crescita sono enormi. Proprio per questo, oltre alla crescita che abbiamo avuto noi come gruppo e che hanno avuto molti spazi di coworking locali, ci sono realtà del real estate che hanno aperto degli spazi flessibili a Milano e a Roma. 

Il mercato sta andando avanti proprio perché le aziende vogliono essere flessibili. Come dicevano i dati della ricerca sullo smart working, molte aziende stanno riducendo i propri spazi ma spesso poi si avvalgono di strutture come la nostra o altri coworking per aprire degli hub (strutture delocalizzate) all’interno delle città.”

Un secondo importante trend, quindi, è legato all’entrata di nuovi operatori all’interno del settore degli spazi flessibili. Alcuni lo hanno già fatto, ne è un esempio Covivio che sotto il brand Wellio ha già aperto uno spazio in via Dante a Milano e di recente ha annunciato la prossima apertura di un secondo spazio di coworking in via Torino.

Altri operatori stanno valutando la possibilità di convertire in spazi di lavoro flessibili molti immobili inizialmente pensati come uffici aziendali, visto il forte calo che ha subito la domanda per gli uffici tradizionali.

“Fino a pochi anni fa il settore degli spazi di lavoro flessibili era una nicchia. Ripensando ai primi anni 2000, Regus – uno dei brand con cui opera IWG in Italia – era di fatto l’unico grande network e i competitor erano pochi spazi indipendenti a gestione familiare che non potevano permettersi grossi investimenti in pubblicità e marketing. Di conseguenza, anche l’interesse e la visibilità legata al settore erano davvero pochi.
Ora è tutto diverso. La grande risonanza che è stata data alle teorie della flessibilità, dello smart working, ecc. ha reso il settore molto attrattivo.
Abbiamo tanta richiesta di grosse società in ambito immobiliare che hanno patrimoni immensi e che vogliono entrare nel mercato del Flexible e sono alla ricerca di un partner che abbia già una piattaforma in essere e che possa supportarli anche dal punto di vista commerciale per non dover pagare lo scotto di imparare le diverse logiche di gestione con conseguente allungamento dei tempi di ingresso nel mercato.
Alcuni spazi in possesso di queste società si sono liberati a causa della pandemia, altri erano già liberi e vogliono essere sfruttati. Il mercato convenzionale in questa fase può avere una richiesta inferiore e quindi la loro volontà è di entrare nel mercato del flessibile perché pensano possa dare loro un ritorno superiore. L’interesse principale è comunque quello di diversificare gli investimenti entrando in un mercato dove non sono presenti. Vedendo poi che altre società stanno entrando nel settore scatta lo spirito di emulazione per non essere da meno e non farsi cogliere impreparati.
Con alcune società stiamo firmando contratti di Management, in cui loro sviluppano la struttura, mantengono il proprio marchio e noi ci occupiamo della gestione.
Con altre società, invece, stiamo portando avanti soluzioni di franchising, quindi utilizzando uno dei nostri marchi Regus, Spaces, Signature, ecc.
La terza opzione per le società del real estate è l’ingresso diretto, come ha fatto ad esempio Covivio sviluppando il proprio marchio Wellio.”

Come cogliere le opportunità

IWG si era distinta già prima della pandemia per la capacità di leggere in anticipo e anticipare i trend del mercato. 

Quali sono gli indicatori o i criteri che utilizzate nella decisione di aprire un nuovo spazio, come nella scelta della città su cui cercare di investire?

“Si va molto a buon senso, non esistono delle statistiche rigide da seguire per il nostro tipo di lavoro. 

In base alla densità della popolazione sicuramente è possibile immaginare un certo numero di business center. Chiaramente la densità di Milano, non è quella di Bergamo o di Brescia.

Per quanto riguarda Milano si cerca di identificare delle aree che sono dei Business Park, quindi delle aree in zone magari periferiche come Agrate, Milanofiori, Segrate dove ci sono già delle aziende ed è possibile sfruttarne l’indotto.

All’interno della città di Milano, ma lo stesso vale anche per Roma, il business e il residenziale si mescolano. Non sono le classiche città moderne dove al centro c’è il business e all’esterno c’è il residenziale. Quindi potenzialmente tutte le aree sono adatte per l’apertura di un nuovo spazio di lavoro. Solitamente si cerca di considerare i trasporti, privilegiando gli spazi vicino alla metropolitana o alla tangenziale, oppure si fanno altre valutazioni di buon senso sulle dimensioni, sui prezzi al metro quadro, sul tipo di strutture si possono trovare in quell’area, gli incentivi della proprietà nel momento in cui decidi di investire, ecc.

Di fatto parliamo di valutazioni economiche e di buon senso.”