Quanto sono digital i coworking? Come si organizzano?

Qual è la dotazione di strumenti digitali in uso nei coworking. I coworking fanno leva su applicativi e sistemi digitali per innovare il loro lavoro e quello dei loro clienti? Come si compone il management degli spazi di coworking? Che tipo di impegno danno i fondatori e collaboratori? Quali sono i sistemi di pagamento in uso ai coworking? Sono sufficienti?
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Quanto sono digital i coworking?

Molto social, pochi social media

I coworking utilizzano molto i social nella loro strategia di promozione, preferendo nella quasi totalità Facebook. Sono invece meno utilizzati gli altri network: 1 spazio su 2 ha un account Linkedin o Instagram o Twitter, ancor meno sono usate chat e altri social network.

Dalla scelta del presidio di un solo canale consegue uno scarso utilizzo degli applicativi per la gestione di più account social a cui si rivolgono pochissimi coworking (es. Buffer, Hootsuite, ecc.).

Gli spazi al Sud sembrano essere su questo terreno in media più attivi. Utilizzano infatti più social media: oltre a FB, Linkedin è utilizzato da circa il 70%, 1 su 2 utilizza Whatsapp, Twitter e Instagram e ¼ utilizza Pinterest.

Allo stesso modo anche gli spazi collegati ad un franchising sono presenti significativamente su molti più network e in generale mostrano un “arsenale” digitale più ampio.


Uso dei social media nella promozione dei coworking

fonte: Italian Coworking Survey 2018

Surprise! 1 su 4 utilizza un sistema di gestione dedicato del coworking e pochi di più applicativi per la gestione di progetti

Prenotazioni degli spazi online, gestione dei contratti, delle fatture, monitoraggio dei tempi di permanenza, gestione dei membri nello spazio, calendari eventi, messaggistica, reportistica e altri servizi sono integrati in un sistema dedicato di gestione solo in 1 spazio di coworking su 4. Di questi la maggior parte utilizza un software sviluppato per conto proprio e il resto (8%) uno dei tanti sistemi ormai disponibili.

Si tratta di una notevole sorpresa. Innanzitutto perché non è influenzata dal numero di contratti medi attivi, poco dalla grandezza dello spazio (con una variabilità più scarsa di quanto immaginato), poco dalla redditività del coworking.

Una possibile spiegazione è che la maggior parte degli spazi potrebbe utilizzare più sistemi (uno per la contabilità, uno per le prenotazioni, e così via) adottando un approccio non integrato o comunque esprimendo un diverso fabbisogno di controllo del proprio business, indipendentemente dal volume di “traffico” dello spazio o del proprio fatturato.

Stessa sorpresa quando si guarda all’uso di project management apps. In parte questo si spega con la composizione dei team che gestiscono i coworking, dall’altro dal numero limitato di servizi offerti che non necessitano di particolari strumenti digitali a supporto.

Fanno anche qui eccezione i coworking inseriti (franchising) che per la maggiore adottano il sistema di gestione e le app di gestione progetti in uso dal proprio network.

 

Il management degli spazi è affidato ai soci e al part time

In Italia il ruolo più attivo nella gestione è degli stessi fondatori o soci delle compagini che gestiscono gli spazi di coworking. Per lo più si tratta di un impegno part time, spesso non supportato da collaboratori o dipendenti.

Un coworking su 2, infatti, lavora con un team di soli soci e 1 su 3 esclusivamente con soci part-time. In generale la maggioranza dei coworking si avvale collaboratori. Quando è nelle condizioni di poterlo fare, assume preferibilmente personale part-time.

Si rintracciano interessanti differenze regionali. Ancora una volta quelle più evidenti sono al Sud e nelle isole dove la componente di soci impegnati attivamente supera significativamente quella riscontrata nel resto del paese così come quella dei dipendenti full time.


Il Management Team 
fonte: Italian Coworking Survey 2018

E’ meglio avere fondatori e soci attivi che collaboratori?

Il coinvolgimento attivo di fondatori e soci nel coworking sembra pagare più di quello di collaboratori e dipendenti. Tra i coworking che presentano un bilancio attivo, infatti, si registra una maggiore presenza di soci full time (anche se non formalmente riconosciuto). Al contrario, non si rileva uno specifico impatto dei collaboratori e dipendenti sulla redditività.

È proprio l’impegno dei fondatori e i soci a fare la differenza nel successo di uno spazio di coworking?

Ni! La relazione è molto debole e scompare del tutto quando si guardano a tipi specifici di coworking. Tuttavia può essere interpretata come una traccia per il migliorare l

Farsi pagare non è un problema

Posto che in qualche coworking italiano è possibile anche pagare con bitcoin, non ci sono poi molti sistemi quando si deve saldare la propria scrivania. È possibile pagare con carte di credito/debito solo nel 30% degli spazi e con Pay Pal in poco più 40%. Altre modalità sono molto più rare. Di norma gli spazi italiani offrono da 1 a due sistemi di pagamento. Vale a dire, trasferimenti bancari e contanti a cui si aggiungono talvolta carte e altri sistemi elettronici.

Offrire più sistemi di pagamento potrebbe sembrare un modo per scongiurare ritardi e per rendere la vita più facile ai coworkers, ma non sembra valere in Italia. Gli spazi di coworking vengono sono pagati in anticipo o al massimo entro la fine del mese corrente nel 88% dei casi.

 

Scopri nelle vizzes come cambia queste attività tra altre dimensioni.

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