La sicurezza in coworking: lista delle cose da controllare

Cosa si intende per sicurezza sul lavoro in coworking?

Domanda interessante, perché la sicurezza è un concetto molto generico. 

Sotto il suo cappello rientrano diverse sfumature di significato che vanno dai tradizionali aspetti legati alla sicurezza personale, alla privacy e alla tutela dei dati personali, a temi più recenti relativi al distanziamento sociale e alla sanificazione degli spazi.

Ecco che nel momento in cui tu, smart worker, lavoratore autonomo, o startupper, scegli di lavorare in coworking, dovresti prestare attenzione agli strumenti e alle procedure che la struttura mette in pratica in merito alla gestione della sicurezza.

Vediamo insieme più nel dettaglio quali sono le cose da controllare.

1) Lo spazio è a norma di legge? 

Potrebbe sembrare banale e scontato, ma è sempre meglio chiedere soprattutto se nella giornata di prova gratuita (spesso offerta dai coworking) o durante il tuo primo giorno ti sorge qualche dubbio o noti qualche particolare fuori posto. 

Chiedi pure al coworking manager informazioni sull’adeguatezza dello spazio alle norme di sicurezza, non c’è niente di male. Vedrai che nella stragrande maggioranza dei casi, i coworking e gli altri spazi di lavoro condivisi sono adempienti alle principali disposizioni di legge. 

Spesso viene sottovalutato, ma potresti informarti anche sullo stato degli impianti e delle apparecchiature. Sono a norma? 

Oltre la compliance, potresti chiedere se l’impianto elettrico è affidabile e non ha sbalzi di tensione (verificando anche se esiste una copertura assicurativa) e che tipo di manutenzione degli impianti di aerazione, ventilazione e riscaldamento/condizionamento viene normalmente fatta. 

Di solito la manutenzione è compresa nel costo del piano/abbonamento di coworking, ma non per questo non dobbiamo sapere quando vengono cambiati i filtri o si fa l’igienizzazione dell’impianto, no? 

Senza entrare nel merito delle certificazioni e verifiche obbligatorie, puoi anche controllare da solo alcune semplici cose ponendoti le seguenti domande:

• Sono presenti le uscite di sicurezza e gli estintori (guarda anche la loro data di scadenza)? 
• Sono adeguatamente indicati tramite la segnaletica di sicurezza? 
• Sono affisse planimetrie dello spazio con le vie di fuga o i luoghi dove sono collocati gli estintori?

2) Ergonomia

Un altro modo di sfruttare al meglio la giornata di prova è verificare la sicurezza delle postazioni in termini di ergonomia. Ci lavorerai molte ore ed è un fattore importante, talvolta sottovalutato.

Non ti suggeriamo di effettuare controlli complessi in merito a tutti gli accorgimenti previsti dall’ergonomia dei lavoratori metalmeccanici, ma è sempre importante verificare i principali fattori a tutela della salute e delle condizioni di lavoro. Ti consigliamo di verificare: 

• l’altezza delle postazioni (dovrebbe essere compresa tra i 70 e gli 80 cm)
• la dimensione della scrivania che deve essere sufficiente ad ospitare non solo il computer ma anche documenti e materiale accessorio (in genere puoi considerare appropriata una larghezza dagli 80 cm in su) 
• la profondità della scrivania che deve permettere di mantenere una corretta distanza dal pc
• l’ergonomia della sedia che deve aiutare ad assumere e mantenere una postura corretta. Per questo è bene che lo schienale sia regolabile in altezza e inclinazione. 

3) Microclima, illuminazione e rumore

Altri aspetti da considerare sono legati all’ambiente che caratterizza lo spazio di lavoro, che deve essere salubre e confortevole in termini di aerazione, temperatura, umidità, illuminazione e rumore.

La temperatura deve essere compresa tra 19°-23° in estate e tra 17°-21° in inverno. Per questo il coworking deve prevedere un impianto di riscaldamento/condizionamento adeguato.

L’umidità deve essere compresa tra il 30% e il 70%, con valori ottimali tra il 50% e il 60%. Per questo gli spazi devono essere correttamente aerati, preferendo l’aerazione naturale (ad esempio tramite finestre) a quella artificiale ottenuta con gli impianti di aerazione.

In tema di sicurezza è importante verificare anche l’illuminazione delle postazioni. Verifica se è generata da fonti naturali (meglio) o artificiali e in ogni caso controlla che non siano presenti fastidiosi riflessi di luce.

Infine, suggeriamo di valutare il rumore presente nello spazio di lavoro prestando attenzione sia alle fonti interne che esterne. É importante valutare la durata dell’esposizione e il livello del rumore, il cui valore dovrebbe essere inferiore a 80 dBA (decibel ponderati). 

Ti stai chiedendo come controllare facilmente tutti questi parametri?

Esistono diverse app che permettono di controllare in modo facile il livello del rumore. Noi usiamo Decibel X, che è disponibile sia per iPhone sia per Android.

Se cerchi uno strumento unico per svolgere tutti i controlli su temperatura, umidità e rumore ti consigliamo il misuratore qualità aria Netatmo. Avrai tutti i dati dell’ambiente che ti circonda direttamente sul tuo smartphone.

Trovi entrambi tra i nostri Gears Prodotti e risorse per coworkers, dai un’occhiata alle robe che ci piacciono. 

4) Accessi e “traffico”

Ulteriori aspetti a cui dovresti prestare attenzione per valutare il livello di sicurezza che la struttura offre ai propri clienti sono le procedure che regolano gli accessi e la circolazione all’interno degli spazi:

• L’ingresso è presidiato? 
• C’è una reception? 
• Ci sono telecamere esterne e interne? 
• C’è un sistema di monitoraggio degli accessi alla rete Wifi? 
• Ci sono porte automatizzate ed è possibile entrare con il proprio telefono? 

Di buona regola dovresti approfittare della giornata di prova gratuita che gli spazi offrono per verificare se nello spazio c’è sufficiente libertà di movimento, sia nella prossimità della postazione di lavoro, sia nelle vie di circolazione principali e secondarie. Approfitta di questa giornata non solo per verificare il clima generale dello spazio, per conoscere la comunità e le opportunità offerte, ma anche per dare una controllatina alla sicurezza dello spazio. 

• Dietro la tua sedia c’è almeno un metro e mezzo per permettere il passaggio? 
• Le vie di fuga presentano ostacoli mobili? 
• Gli spazi comuni e le vie di fuga sono sufficienti per il numero di lavoratori e di esterni che sono ospitati?

5) Sicurezza della propria strumentazione e degli oggetti personali 

La sicurezza della strumentazione dei coworkers è un punto fondamentale per qualsiasi coworking. Puoi comunque valutarla personalmente ponendoti queste domande:

• L’accesso all’open space è regolato (se hai una stanza/ufficio privato non ne hai bisogno)? 
• Ci sono lockers? 
• Lo spazio dei lockers è sufficiente? 
• Tutti gli accessi sono muniti di telecamere? 

6) Privacy

La privacy è sicuramente un aspetto fondamentale per qualsiasi persona e lavoratore. Scegliere uno spazio di coworking che offre adeguate strutture e servizi che garantiscono un adeguato livello di privacy è pertanto molto importante.

Ti suggeriamo di prestare attenzione in particolare ad alcuni aspetti ponendoti le seguenti domande:

• La rete Wifi ha diversi accessi per i visitatori e per i clienti residenti? 
• La posta è custodita dalla reception o dal management in piena privacy? 
• Le stampanti hanno sistemi di protezione della privacy? 
• Sono presenti i phone booths per fare le call in sicurezza?

7) Regole di distanziamento sociale

Parlando di sicurezza è indispensabile approfondire anche gli aspetti legati all’attuale emergenza sanitaria.

Lo scorso anno, al termine della prima ondata della pandemia, avevamo realizzato un articolo approfondendo le misure che gli operatori del coworking stavano mettendo in atto per riaprire in sicurezza i propri spazi. 

Di seguito riassumiamo gli aspetti principali che ti suggeriamo di verificare in merito alle procedure di mantenimento del distanziamento sociale: 

• Ci sono regole precise sugli ingressi in zone comuni come aree break, aree relax, zona fumatori?
• Gli spazi sono stati riorganizzati per garantire gli accessi in modo ordinato, evitare assembramenti e assicurare il mantenimento di almeno un metro di separazione tra gli utenti?
• Le misure di prevenzione sono evidenziate mediante l’ausilio di apposita segnaletica e/o attraverso degli addetti, incaricati di monitorare e promuovere il rispetto delle regole facendo anche riferimento al senso di responsabilità dei visitatori?
• Viene incentivato l’utilizzo di tecnologie digitali in processi come prenotazione, pagamento, compilazione di modulistica, sistema di registrazione degli ingressi, effettuazione di test valutativi e di gradimento al fine di evitare prevedibili assembramenti? 
• Viene rilevata la temperatura corporea impedendo l’accesso in caso di temperatura superiore a 37,5 gradi?

8) Sanificazione degli spazi

Sempre in merito agli accorgimenti necessari per garantire la sicurezza degli spazi durante la pandemia è importante che sia eseguita una corretta e frequente sanificazione gli spazi.

Anche per questo punto ti riportiamo le domande che ti suggeriamo di porti:

• La sanificazione degli ambienti ogni quanto viene eseguita?
• Il coworking mette a disposizione i prodotti per l’igiene delle mani in tutte le aree (es. ingresso, sale riunioni, aree relax, servizi igienici, ecc.)?
• Lo spazio è correttamente areato in modo da favorire il ricambio d’aria?

Come avrai notato, molte questioni attinenti alla sicurezza dipendono anche dalla dimensione dello spazio e da quanti coworkers ci sono normalmente. È buona norma, quindi, informarsi sul numero medio di persone presenti nel coworking.

Fino a qui ti abbiamo dato una panoramica generale di tutti i controlli che potresti fare per essere certo che un coworking sia sicuro. Nei paragrafi successivi approfondiremo ulteriormente il tema della privacy, in merito agli accessi informatici e alla sicurezza dei dati sensibili, e il tema dei sistemi di allarme. Ready? Go!

Sicurezza per gli accessi informatici

La sicurezza dei lavoratori in coworking passa anche attraverso il filtro della privacy. Ogni volta che accediamo con i nostri account lasciamo tracce. Generalmente, in coworking ogni lavoratore utilizza il proprio pc, e anche nel caso in cui utilizzasse computer aziendali, come nel caso degli smart workers, tutte le impronte digitali lasciate saranno trattate in base alla normativa vigente secondo quanto stabilito dal Reg. UE n. 2016/679.

Le norme regolano non solo il trattamento da parte dell’esercente dello spazio di coworking dei dati sensibili dei coworkers in quanto clienti, ma anche da parte dei singoli coworkers nei confronti dei propri clienti. Tuttavia, nel caso fossi un lavoratore autonomo che sceglie l’open space e proprio non si fida a lasciare il proprio pc incustodito, nel caso in cui debba allontanarsi o magari anche durante l’orario di lavoro, potresti impostare il blocco schermo al pc. Per attivarlo, ci sono due possibilità: una manuale, oppure installando un software specifico (qui puoi trovare una semplice guida).

Accedendo alla connessione internet del coworking, entriamo nella questione della sicurezza dei dati informatici. Pensa a tutti i file e progetti salvati in Cloud; se andassero perduti o hackerati, subiresti un grave danno. Oltre la clientela abituale, in coworking può esserci un grande andirivieni di persone. Per questo verifica insieme al coworking manager che ci siano più accessi alla rete Wifi; l’ideale sarebbe averne uno per i visitatori e un altro per i resident. Un’altra opzione potrebbe essere adottare una rete personale, ma in genere questa alternativa viene utilizzato solo in casi particolari dai dipendenti di grandi imprese o PMI.

Sicurezza dei dati sensibili del coworker (e non solo)

In coworking, la sicurezza dei dati archiviati da parte dei singoli coworkers è loro responsabilità, non del gestore della struttura. Una domanda che potrebbe suscitare ancora qualche dubbio in fatto di sicurezza dati, riguarda proprio il rapporto con i clienti, soprattutto quando il coworker sceglie l’open space.

Tuttavia, c’è da dire che in coworking esistono già spazi preposti a questo tipo di esigenze: le sale meeting su prenotazione, sono gli ambienti ideali dove ricevere i propri clienti, ma non solo. Ci sono diversi ambienti in coworking che nascono con lo scopo di garantire la sicurezza della privacy. Se, ad esempio, abbiamo un bisogno impellente di allontanarci per una call/ videocall, possiamo sempre utilizzare i phone booth; sono insonorizzati e discreti.

Un consiglio che possiamo dare in questi casi, è di utilizzare i lockers. È difficile non trovarne in coworking, e sono utili per la conservazione sia della propria strumentazione, che di documenti cartacei. Le chiavi di ogni lockers sono affidate al coworker e sarà sua responsabilità conservarle. 

Ma i lockers messi a disposizione dal coworking sono capienti il giusto? 

Potrà sembrare un dubbio superfluo, ma non lo è. Se hai bisogno di spazio per conservare la tua strumentazione, oppure documenti cartacei, dovrai assicurarti che il coworking che stai scegliendo ne abbia abbastanza per le tue esigenze.

E parlando di sicurezza dei dati e delle informazioni, non possiamo dimenticare il servizio di segreteria e reception. 

Perché citarli? Attraverso questi ultimi passano miriadi di informazioni; prima di scegliere un coworking, assicurati di aver controllato come funziona il servizio di segreteria e back office. Ricorda che si sta parlando non solo dei tuoi dati, ma anche dei tuoi clienti. 

Impianti di sicurezza e di allarme

Abbiamo accennato alla questione furto. Com’è regolata in coworking?

Siccome la legge non si è espressa ancora molto chiaramente in merito, le regole potrebbero cambiare da uno spazio all’altro. 

La questione, quindi, è spinosa e generalmente gli esercenti degli spazi si dispensano da responsabilità in questi casi. Perciò, sarà importante controllare che il coworking dove ti piacerebbe andare sia provvisto quantomeno di sistemi di allarme. 

Per questo motivo, un’altra cosa da verificare molto attentamente prima di sottoscrivere qualsiasi contratto, riguarda la questione dell’assicurazione. Il consiglio che possiamo dare in merito è di parlare sempre con il coworking manager, chiedendogli esplicitamente come sono organizzati in caso di furto o manomissioni da parte di terzi. Informatevi se nel piano di abbonamento proposto rientri un’assicurazione, e cosa copre specificamente. 

Non dimenticare di controllare se tutti gli accessi al coworking space siano muniti di telecamere, nonché come sono organizzati gli ingressi. All’ingresso di ogni coworking c’è sempre una reception; tutti gli ingressi, così come il servizio di invio/ritiro pacchi passa attraverso un/a receptionist. È importante che il personale addetto sia competente, che conosca la clientela del coworking e passi le informazioni alle giuste persone. Soprattutto, preoccupati di verificare se il personale sappia come trasmettere i dati personali di terze parti.

Valuta anche come viene gestito l’ingresso oltre l’orario standard. Ci sono coworking aperti H24, altri funzionano per turnazioni con orari piuttosto tradizionali (9.00/19.00). Nel primo caso molto probabilmente gli accessi saranno automatizzati, mentre nel secondo caso potresti trovare un ambiente più informale che ti consentirà di gestire in completa autonomia gli orari di entrata/uscita fuori orario. In entrambi i casi, avere delle telecamere installate sarà sicuramente un vantaggio.

La sicurezza in coworking non può prescindere dall’agibilità dello spazio. Un ambiente di lavoro condiviso, infatti, così come ogni altro luogo, deve essere strutturalmente a norma, e sarà responsabilità del gestore del coworking preoccuparsene. Dal canto tuo, potrai verificare la situazione rivolgendoti di nuovo al coworking manager. Non avere paura a domandargli informazioni utili in merito alle norme di sicurezza vigenti per lo spazio.

Specificamente, ti conviene verificare se il coworking space ha uscite di emergenza. In caso di necessità, potresti aver bisogno di uscite secondarie; e anche se il coworking è dotato di più entrate e uscite, controlla sempre che siano facilmente accessibili. 

Ora tocca a voi! Fateci sapere cosa ne pensate e raccontateci le vostre esperienze in merito alla sicurezza nei coworking. Commentate qui sotto oppure sui nostri social!