Ufficio privato o postazione in open space? Qual è lo spazio giusto

Ufficio privato o postazione : premessa

I coworking offrono sempre più spesso, accanto alle postazioni in openscace, soluzioni come uffici privati, stanze, spazi riservati, box con pareti in vetro. Qual è lo spazio giusto per te in coworking?

Gli uffici privati e le planimetrie degli uffici aperti hanno ciascuno vantaggi e svantaggi che possono influire sulla produttività di ciascuno di noi, sulla soddisfazione sul lavoro e sull’equilibrio tra vita privata e vita lavorativa.

Ognuno ha il suo ritmo. Le persone agiscono con tempi diversi, hanno bisogno di socializzare in momenti diversi e hanno diverse ore più produttive. Non esiste una risposta universale su quale spazio è ideale in un coworking. 

Quando si sceglie tra una postazione in open space e uno spazio privato o combinato, vanno considerate la natura del proprio business, le preferenze del proprio team e le attività continuative da svolgere. La scelta perciò è importante e non può basarsi solo su sensazioni, preconcetti o predisposizioni personali.

Se stiamo considerando di lavorare da soli o con la nostra azienda in uno spazio di lavoro condiviso come un coworking è perchè vogliamo innovare il modo in cui lavoriamo. Predisporsi al cambiamento implica anche avere elementi per una valutazione ponderata, no?

Composizione del team

Sei da solo e hai scelto un coworking la cui community “matcha” tantissimo con il tuo business, ma tu vorresti un ufficio privato. A questo punto, la domanda sorge spontanea: perché? Se il team è composto da pochissime persone, o magari solo da te lavoratore autonomo, non ha molto senso chiudersi in un ufficio privato. L’open space sarà molto più conveniente sia a livello di sostenibilità di costi, sia per la questione (link in uscita) della cooperazione fra coworkers. 

Il vantaggio sta tutto lì, nella possibilità di contaminazione a cui ogni giorno verremmo esposti; eliminandola, ci perdiamo una bella fetta dei vantaggi per cui stiamo pagando.

Discorso diverso per team più grandi, che hanno bisogno di più spazio non solo per questioni puramente funzionali, di tipo contenitivo, ma anche gestionale (su questo tema leggi più sotto), intanto la soluzione più praticata dalle aziende piccole che si spostano in coworking è: il lato dirigenziale in un ufficio privato per maggiore privacy, il lato operativo nell’open space. Che si fa in questi casi? Prima di prendere qualsiasi decisione, è sempre opportuno fare una valutazione interna, capire nel dettaglio le proprie necessità operative e le alternative, cerchiamo di approfittare del coworking per introdurre nuovi strumenti organizzativi / operativi, poi discutine con il coworking manager, potrebbe trovare una soluzione personalizzata o una che non avevi considerato.

Natura del tuo business

Concentrati sulla natura della tua attività. Il tuo lavoro richiede frequenti chiamate ai clienti o fornitori? Lavori in team o con la tua azienda: la tua squadra è spesso impegnata in progetti di gruppo che richiedono una comunicazione regolare? Incontri spesso clienti? il tuo lavoro si svolge a stretto contatto con i tuoi committenti? 

Anche se nel tuo caso la risposta a tutte queste domande è sì, non è detto che hai necessariamente bisogno di un spazio privato in coworking.  

Oggi, con il supporto della tecnologia le preoccupazioni sulla privacy in coworking sono spesso retaggio dell’organizzazione aziendale e professionale tradizionale. Un esempio? 

Hai davvero bisogno di comunicare via telefono costantemente, potresti organizzare meglio la tua comunicazione con i clienti (e i suoi tempi) attraverso la messaggistica testuale (e così efficientarla)? Con la diffusione di cloud e gestionali di ogni genere per la documentazione, la fatturazione, la clientela e il team hai davvero bisogno di uno spazio per la conservazione fisica dei documenti o di altri spazi oltre la scrivania e sale riunioni?  

In realtà solo in casi estremi la natura del tuo business ti obbligherà alla scelta di un ufficio privato al posto dell’open space. Sebbene si pensi spesso il contrario, avvocati, altri professionisti, aziende non sono generalmente tra questi e non lo sono nemmeno grandi team.

I coworking sono pensati per rispondere a esigenze di privacy anche negli open space, pertanto ti consigliamo di considerare bene quanto reale è la tua esigenza di privacy nel tuo lavoro e in cosa effettivamente si declina.

Forse la domanda giusta sulla natura del tuo business potrebbe essere questa:

Quanta privacy (o trasparenza sarebbe forse meglio dire) sei disposto a concedere per cogliere opportunità di interazioni e scambi e quanto sei disposto ad innovare il modo in cui lavori?

Rapporti con Clienti

Ogni coworking è provvisto di sale meeting, atte esattamente ad assolvere le necessità di riunioni o presentazioni. Non solo, molti coworking offrono spazi per videochiamate, salottini, cabine (phonebooth) per telefonate o per incontrare clienti in privato. Alcuni offrono sale per specifiche attività, sale formazioni, sale di posa, sale per registrare incontri o fare webinar. Generalmente prenotabili, sono lo spazio idoneo, all’interno del coworking, dov’è possibile anche accogliere i propri clienti. A tal proposito, apriamo una piccola parentesi. 

Molte volte, infatti, il dubbio che potrebbe spostare l’ago della bilancia a favore dell’ufficio privato è proprio la questione dei clienti; e allora la domanda che potremmo porci sarà: “dove li ricevo se mi appoggio in open space?”. In realtà è molto semplice, basterebbe prenotare per l’occasione una sala meeting. Molti pacchetti comprendono già un monte ore mensile compreso nel prezzo e scontistica per l’utilizzo da parte dei membri delle sale oltre la soglia prevista. 

Spesso le sale riunioni dei coworking, molto più funzionali e tecnologiche di quelle che professionisti e aziende possono normalmente permettersi, sono utilizzate da singoli o aziende esterne.