Ufficio privato o postazione in open space? Qual è lo spazio giusto

Fra i dubbi amletici che riguardano il coworking vi è, senza dubbio, la fatidica scelta fra l’ufficio privato e la postazione in open space : quale delle due soluzioni conviene di più? Dispiace deludere tante aspettative, ma non esiste una regola aurea, perché dipende sempre dalle esigenze personali. In quest’articolo cercheremo di analizzare quali sono le domande che dovresti porti per capire qual è lo spazio giusto per te in coworking
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Ufficio privato o postazione : premessa

I coworking offrono sempre più spesso, accanto alle postazioni in openscace, soluzioni come uffici privati, stanze, spazi riservati, box con pareti in vetro. Qual è lo spazio giusto per te in coworking?

Gli uffici privati e le planimetrie degli uffici aperti hanno ciascuno vantaggi e svantaggi che possono influire sulla produttività di ciascuno di noi, sulla soddisfazione sul lavoro e sull’equilibrio tra vita privata e vita lavorativa.

Ognuno ha il suo ritmo. Le persone agiscono con tempi diversi, hanno bisogno di socializzare in momenti diversi e hanno diverse ore più produttive. Non esiste una risposta universale su quale spazio è ideale in un coworking. 

Quando si sceglie tra una postazione in open space e uno spazio privato o combinato, vanno considerate la natura del proprio business, le preferenze del proprio team e le attività continuative da svolgere. La scelta perciò è importante e non può basarsi solo su sensazioni, preconcetti o predisposizioni personali.

Se stiamo considerando di lavorare da soli o con la nostra azienda in uno spazio di lavoro condiviso come un coworking è perchè vogliamo innovare il modo in cui lavoriamo. Predisporsi al cambiamento implica anche avere elementi per una valutazione ponderata, no?

Composizione del team

Sei da solo e hai scelto un coworking la cui community “matcha” tantissimo con il tuo business, ma tu vorresti un ufficio privato. A questo punto, la domanda sorge spontanea: perché? Se il team è composto da pochissime persone, o magari solo da te lavoratore autonomo, non ha molto senso chiudersi in un ufficio privato. L’open space sarà molto più conveniente sia a livello di sostenibilità di costi, sia per la questione (link in uscita) della cooperazione fra coworkers. 

Il vantaggio sta tutto lì, nella possibilità di contaminazione a cui ogni giorno verremmo esposti; eliminandola, ci perdiamo una bella fetta dei vantaggi per cui stiamo pagando.

Discorso diverso per team più grandi, che hanno bisogno di più spazio non solo per questioni puramente funzionali, di tipo contenitivo, ma anche gestionale (su questo tema leggi più sotto), intanto la soluzione più praticata dalle aziende piccole che si spostano in coworking è: il lato dirigenziale in un ufficio privato per maggiore privacy, il lato operativo nell’open space. Che si fa in questi casi? Prima di prendere qualsiasi decisione, è sempre opportuno fare una valutazione interna, capire nel dettaglio le proprie necessità operative e le alternative, cerchiamo di approfittare del coworking per introdurre nuovi strumenti organizzativi / operativi, poi discutine con il coworking manager, potrebbe trovare una soluzione personalizzata o una che non avevi considerato.

Foto Interni ufficio privato box vetro divani
Office Jam Coworking a Roma

 

Natura del tuo business

Concentrati sulla natura della tua attività. Il tuo lavoro richiede frequenti chiamate ai clienti o fornitori? Lavori in team o con la tua azienda: la tua squadra è spesso impegnata in progetti di gruppo che richiedono una comunicazione regolare? Incontri spesso clienti? il tuo lavoro si svolge a stretto contatto con i tuoi committenti? 

Anche se nel tuo caso la risposta a tutte queste domande è sì, non è detto che hai necessariamente bisogno di un spazio privato in coworking.  

Oggi, con il supporto della tecnologia le preoccupazioni sulla privacy in coworking sono spesso retaggio dell’organizzazione aziendale e professionale tradizionale. Un esempio? 

Hai davvero bisogno di comunicare via telefono costantemente, potresti organizzare meglio la tua comunicazione con i clienti (e i suoi tempi) attraverso la messaggistica testuale (e così efficientarla)? Con la diffusione di cloud e gestionali di ogni genere per la documentazione, la fatturazione, la clientela e il team hai davvero bisogno di uno spazio per la conservazione fisica dei documenti o di altri spazi oltre la scrivania e sale riunioni?  

In realtà solo in casi estremi la natura del tuo business ti obbligherà alla scelta di un ufficio privato al posto dell’open space. Sebbene si pensi spesso il contrario, avvocati, altri professionisti, aziende non sono generalmente tra questi e non lo sono nemmeno grandi team.

I coworking sono pensati per rispondere a esigenze di privacy anche negli open space, pertanto ti consigliamo di considerare bene quanto reale è la tua esigenza di privacy nel tuo lavoro e in cosa effettivamente si declina.

Forse la domanda giusta sulla natura del tuo business potrebbe essere questa:

Quanta privacy (o trasparenza sarebbe forse meglio dire) sei disposto a concedere per cogliere opportunità di interazioni e scambi e quanto sei disposto ad innovare il modo in cui lavori?

Rapporti con Clienti

Ogni coworking è provvisto di sale meeting, atte esattamente ad assolvere le necessità di riunioni o presentazioni. Non solo, molti coworking offrono spazi per videochiamate, salottini, cabine (phonebooth) per telefonate o per incontrare clienti in privato. Alcuni offrono sale per specifiche attività, sale formazioni, sale di posa, sale per registrare incontri o fare webinar. Generalmente prenotabili, sono lo spazio idoneo, all’interno del coworking, dov’è possibile anche accogliere i propri clienti. A tal proposito, apriamo una piccola parentesi. 

Molte volte, infatti, il dubbio che potrebbe spostare l’ago della bilancia a favore dell’ufficio privato è proprio la questione dei clienti; e allora la domanda che potremmo porci sarà: “dove li ricevo se mi appoggio in open space?”. In realtà è molto semplice, basterebbe prenotare per l’occasione una sala meeting. Molti pacchetti comprendono già un monte ore mensile compreso nel prezzo e scontistica per l’utilizzo da parte dei membri delle sale oltre la soglia prevista. 

Spesso le sale riunioni dei coworking, molto più funzionali e tecnologiche di quelle che professionisti e aziende possono normalmente permettersi, sono utilizzate da singoli o aziende esterne.

Segui i nostri tips →

Scopri che tipo di sale offrono gli spazi di coworking che ti interessano filtrando la ricerca nel nostro Esplora per tipo di dotazione o servizio. Puoi valutare e comparare i dettagli e le foto di ciascuno spazio all’interno delle schede.

Cerca sale di posa, phonebooths, sale riunioni di più dimensioni, aree esterne, ecc..

In italia, la media dei coworking di piccole e medie dimensioni hanno 1,3 sale riunioni disponibili (che spesso sono polifunzionali, es. sono anche sale formative) e 1 area lounge per ricevere i clienti. Gli spazi di grandi dimensioni oltre i 1000mq hanno in media 4,3 sale riunioni e 2,2 sale eventi e altrettante sale formazioni (Scopri i numeri dei coworking. Vai a ICSurvey2019).

box ufficio privato scala poltrona design coworking
Chapman Taylor Coworking a Milano

 

Altre relazioni

Sapevate che in media passiamo più del 50% delle nostre giornate in ufficio? Davvero vorreste passarle da soli? Anche il più cinico direbbe di no. Non è un caso, infatti, che gli uffici contemporanei vengono strutturati e resi maggiormente accoglienti (per capire gli ultimi trend ti può interessare anche il nostro articolo “Fine dell’Openspace?). Grazie al supporto di team composti da interior designer e architetti, gli ambienti lavorativi vengono studiati in modo da favorire le relazioni sociali fra colleghi. E quale ambiente migliore di un coworking è per natura predisposto a tale obiettivo?

Una postazione in open space, senza muri che separano i desk l’uno dall’altro, stimola, senz’altro la cooperazione fra coworkers, incentivando anche quella contaminazione di idee alla base di tutti i nuovi progetti lavorativi che ci si aspetta nascano in coworking. D’altro canto, business a parte, se vogliamo considerare esclusivamente il lato umano della questione, l’open space, favorendo la socializzazione, aiuta a rendere molto più piacevole le ore lavorative, laddove un ufficio privato risulterebbe troppo alienante.

Prestigio

Se il badget per te non è un problema, allora un’altra leva da considerare nella scelta tra ufficio privato o postazione in uno spazio di coworking è quanto prestigio tu o la tua azienda cercate in un coworking.

I coworking possono essere tra gli uffici più glamour e stilosi in città e avere un box con pareti in vetro e pareti colorate con arredi smart e di design può impressionare o fornire il tuo business del tono che merita. In questo caso puoi verificare le offerte di uffici / box privati nei coworking di grandi dimensioni (link ad articolo scelta del coworking)

 

Ufficio privato e Postazione: i pro e i contro

Abbiamo provato a suggerirti gli ambiti da considerare quando nella scelta di un coworking sei indeciso tra ufficio privato o postazione in open space. Qui trovi i Pro e i Contro delle due soluzioni per aiutarti in questa difficile scelta:

 

Stanza / Box / Ufficio privato

PRO
CONTRO
Minore rumore e distrazioni
Poche interazioni e opportunità non programmate
Comunicazione di gruppo e privacy aziendale
Costi
Gestione telefonate e incontri
Spazio meno flessibile (ma il coworking in sè permette comunque una grande flessibilità)
Cultura aziendale
Messaggio di trasparenza e apertura
Senso di Prestigio / ambiente brandizzato

Postazione in open space

PRO
CONTRO
Opportunità di collaborazione e innovazione
Possibile Rumore e distrazioni
Comunicazione orizzontale e informale
Programmare telefonate e incontri
Opzione più economica
metratura riservata a disposizione
Spazio più flessibile
Accessibilità e senso di trasparenza

Tirando le somme, gli elementi raccolti finora non sono finalizzati a preferire una soluzione piuttosto che l’altra. Tanto più che la bellezza degli spazi di coworking è proprio che puoi Upgrade / Downgrade  la tua scelta in qualsiasi momento. Quindi il coworking è assolutamente il posto dove sperimentare nuovi setting spaziali e organizzativi!!

Scandagliando quelli che possono essere i pro e i contro di entrambi, adesso tocca a voi! In base all’indagine qui condotta, vi sembra che le vostre esigenza si incontrino più con postazioni in open space oppure in un ufficio privato? 

 

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