Scegliere uno spazio di coworking : 7 cose da considerare

Scegliere uno spazio di coworking può non essere facile come sembra. Anche se vi è stato consigliato da un amico o ne avete sentito parlare strabene, è sempre meglio dare uno sguardo ad alcuni elementi importanti. In questo articolo vi aiutiamo a considerare i principali fattori e a porvi le domande giuste per scegliere lo spazio perfetto per voi!
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Indice

Premessa

L’espansione dei coworking è, di giorno in giorno, sempre più significativa. Molti lavoratori autonomi, startuppers e imprese scelgono postazioni di lavoro condivise beneficiando di tutti i vantaggi annessi, di cui ricordiamo i fondamentali:

  • Riduzione dei costi di locazione
  • Networking 
  • Aumento della produttività

Lavorare in coworking ha molti benefits, e le ragioni per cui fa bene al proprio business si sprecano. In questa sede, perciò, ci concentreremo soprattutto su un’analisi qualitativa di quelli che sono i punti da tenere in considerazione per scegliere uno spazio coworking del cuore, oltre il semplice elenco dei suoi vantaggi! Are you ready? GO!

Si fa presto a dire: “lavoriamo in coworking”. Siamo veramente sicuri di aver trovato quello giusto per le nostre esigenze? Niente panico, ci sono elementi importanti da valutare, e che è bene tenere a mente prima di scegliere la location dove installarsi. Il primo dubbio esistenziale che ci attanaglia sarà:

 

1. Scegliere uno spazio di coworking in base alle dimensioni

La domanda che dovrete porvi sarà la seguente: “Ho bisogno di uno spazio con respiro internazionale, oppure di uno più tranquillo, quasi familiare?”

divani lounge coworking postazioni

Sì, ci sono delle differenze sostanziali. Come emerge dalle nostre statistiche sui coworking italiani  la scelta varia dai grandi spazi, da 1000mq a 8000mq, a coworking più piccoli di 100mq. Questa differenza si riflette non solo in termini di disponibilità di postazioni, ma anche di servizi, eventi, opportunità offerte e ovviamente dal tipo di ambiente che si respira. Ma va ricordato che non sempre “più grande” significa migliore. Dipende da voi, dalle vostre motivazioni e dai vostri obiettivi di lavoro.  

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Se ricerchi un coworking in ESPLORA puoi verificare e comparare la grandezza degli spazi con estrema facilità guardando i badge sulla copertina e anche filtrare la tua ricerca per dimensione della struttura.   

In generale, scegliere uno spazio di coworking di grandi dimensioni offrirà un ambiente più strutturato, con regole più “rigide” anche se magari con maggiori benefits. Abbiamo sintetizzato alcune delle caratteristiche da considerare per scegliere fra un coworking di piccole o grandi dimensioni, che abbiamo isolato nelle nostre ultime ICSurvey.

Coworking >1000mq
Coworking <300mq
Più affollati (in media 120 coworkers)
Pochi coworkers (in media 13)
Regole più “rigide” di accesso e utilizzo degli spazi
Regole meno formali
Offerta diversificata di spazi disegnati per il diversi scopi (postazioni, box, uffici privati, lounge, sale, phoneboot, sale webinar, sale eventi, fablabs, ecc.)
Spazi più simili all’ufficio tradizionale
Maggiore ricambio dei coworkers
Minore ricambio
Occasioni e strumenti di networking strutturati
Più facilità di collaborazione interpersonale
Più stimoli per crescere (Eventi, corsi, tools, assistenza)
Più facilità a stabilire una routine e a concentrarsi sul lavoro individuale
Costi in media più elevati
Costi in media contenuti
Maggiore offerta di servizi
Minore offerta di servizi

Infatti, se stiamo considerando di scegliere uno spazio di coworking, ad esempio come WeWork, colosso americano appena sbarcato in Italia, a Milano (link IC a WeworkMilano) o in uno degli spazi dei grandi network italiani come Talent Garden (link ricerca a talent garden), Copernico (link ricerca a copernico) o in altri coworking indipendenti di grandi dimensioni, dovremmo essere consapevoli che stiamo scegliendo un ambiente disegnato per avere una grande influenza sul modo in cui ci approcciamo al nostro lavoro, agli altri coworker e in generale al concetto di ufficio a cui siamo abituati. 

Senza scendere nel dettaglio, ci basti sapere che scegliere uno spazio di coworking di grandi dimensioni espliciti maggiormente questo tipo di approccio innovativo. Pertanto la scelta è tutta individuale, se le motivazioni principali sono abbattere i costi o lavorare con altri pur mantenendo la propria routine in un ambiente di lavoro più tradizionale o familiare, allora scegliere uno spazio di coworking di piccole dimensioni potrà costituire la soluzione ideale.

Al contrario, se scegliere uno spazio di coworking equivale a dare una sterzata al proprio modo di lavorare, allora gli spazi di grandi dimensioni possono contribuirvi notevolmente.

In ogni caso, la logica che spinge questi come molti dei piccoli spazi di coworking è supportata dalla volontà di creare una community forte, fatta di persone soddisfatte specificamente dello spazio di coworking prescelto. E non è forse questo uno dei fondamentali del coworking? 

Ne deduciamo, perciò, che un secondo elemento da tenere in considerazione per scegliere uno spazio di coworking è:

 

2. Scegliere uno spazio di coworking per la community che vi abita

Potrà sembrare una banalità, eppure l’elemento davvero discriminante per scegliere uno spazio di coworking sono le persone che vi troverete. Il lavoro in spazi condivisi, a maggior ragione se si opta per l’open space, è funzionale al continuo scambio di informazioni e occasioni di collaborazione fra coworkers. Ricordate che fra i fondamentali del coworking c’era la produttività? Bene, la possiamo tranquillamente intendere oltre il significato primario di concentrazione senza quelle interferenze varie ed eventuali che troveremmo a casa. 

coworker vetrina scritte sviluppo personale

 

Una maggiore produttività può anche essere figlia di nuove occasioni che possono nascere spontaneamente, magari mentre parli del più e del meno con il collega in pausa pranzo. Anche solo vedere come gli altri lavorano, come organo una riunione o gestiscono la clientela è un fattore di crescita. Per non parlare poi degli stimoli individuali e professionali che comporta essere in una comunità in termini di aggiornamento, accesso a informazioni, senso di condivisione, di pensare più in grande.

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Gli spazi che ospitano una comunità vibrante sono relativamente facili da individuare. Uno sguardo ai loro social e alle loro attività è il primo passo. Ci sono molte interazioni? Sono stimolanti?  – si possono guardare i social feed di molti spazi e gli eventi anche direttamente su Italian Coworking. Oppure è possibile cercare uno dei tanti coworking settoriali, ovvero spazi che si rivolgono a specifici professionisti come architetti, operatori del web, artisti, video makers, artigiani. Qui di solito la comunità nasce prima dello spazio di coworking – filtrate la vostra ricerca in Esplora per tipo di coworking. 

Il networking che offre uno spazio di coworking è il vero valore aggiunto, ci sono attività di community-building come aperitivi, un calendario di incontri? C’è una piattaforma web o un’app dedicata per la comunità? 

Legato al concetto di community, ma un pelino più sottile come inquadratura, sarà cercare di capire che prospettive ha lo spazio di coworking che avete puntato, ovvero, come si sta muovendo per acquisire clienti, quali eventi organizza, quali training path mette a disposizione dei coworkers. In poche parole:

 

3. Quanto è attivo il coworking manager?

Se il coworking che avete deciso di frequentare vi sembra potenzialmente interessante, con una community giusta perché complementare al vostro business, prima di correre ad iscrivervi cercate di carpire maggiori informazioni riguardo i prospect per il futuro: non vorrete ritrovarvi poi da soli perché tutti gli altri se ne sono andati, vero?

Coworker manager Sala riunioni lavagna

 

Il consiglio che possiamo darvi a tal proposito sarà di controllare come vengono promossi gli spazi, seguitene le pagine social. A dispetto di PMI che per ragioni interne rispettabilissime scelgono di non creare visibilità, un coworking space vive di visibilità. Altrimenti, molto banalmente, non verrà nessuno perché nessuno ti conosce. 

Cercate sui social il/la coworking manager dello spazio che state valutando, e considerate di rivolgere qualche domanda sulla comunità e sugli obiettivi che vuole raggiungere.

 

4. Servizi e dotazioni

Il coworking permette di condividere molti servizi e dotazioni di solito compresi o offerti come optional ad un prezzo molto conveniente e soprattutto con la possibilità di attivarli e disattivarli alla bisogna. Si pensi ad esempio al servizio di segreteria, quanto vi costerebbe in denaro e tempo attivarlo da soli?   

Oltre a un ambiente di lavoro perfetto per concentrarsi, è anche importante trovare uno spazio di coworking che dia tutto il necessario per massimizzare l’esperienza di lavoro. Che tipo di connessione Internet è presente? Ci sono spazi organizzati per organizzare webinar? Come si ricevono i clienti?

Tavolo in rovere segue ufficio coworking

Naturalmente, i servizi non aiutano solo il lato lavorativo ma aiutano anche a conciliare il rapporto vita / lavoro. Alcuni servizi possono essere molto utili a lenire lo stress o a creare interazioni, come il caffè e thè gratis o la sala lounge con un biliardino.

Fate un elenco delle cose in cui non si è disposti a scendere a compromessi è un buon punto di partenza. Ad esempio, forse non avete necessariamente bisogno di un bar con snack assortiti, ma una scrivania dedicata con armadietti con chiavi (lockers) e un servizio di accoglienza o di uno spazio server.

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L’infrastruttura e i servizi offerti solo il cuore della proposta di valore di uno spazio. Puoi ricercare gli spazi in  Esplora filtrando per uno specifico servizio o dotazione o puoi trovare il dettaglio di quello che offrono nelle pagine degli spazi che stai considerando direttamente su italian coworking. 

 

5. Scegliere uno spazio di coworking in base alla posizione 

Uno degli elementi fondamentali da considerare per scegliere uno spazio di coworking è la sua posizione, capire cosa c’è attorno; è importante tenere conto del tempo di percorrenza nella scelta del vostro prossimo spazio di lavoro condiviso. Idealmente, dovrete verificare se è praticabile con i mezzi pubblici, se dispone di parcheggi per i membri e a che prezzo, anche per gli eventuali clienti che dovranno raggiungervi. 

Una struttura collocata in un’area periferica, ma magari prossima ad un’uscita autostradale potrebbe fare al vostro caso più di uno spazio in zona centrale, restando facilmente raggiungibile con la macchina. Per contro, non consigliamo di scegliere un coworking che disti troppo da casa, e magari non ben collegato.

La zona in cui la struttura è situata conta sia per la raggiungibilità sia per la sua collocazione. Prestigio del quartiere, presenza di aree di shopping o di alberghi, palestre possono tornare estremamente vantaggiosi nella quotidianità, ma anche per il successo professionale. È ovvio che gli spazi di coworking ben posizionati possono avere prezzi maggiori alla media. 

Ponetevi questa domanda: “che tipo di stile di vita desidero per me, per il  mio team e che tipo di immagine della mia professionalità ho bisogno di offrire?”. Poi valutate la posizione del coworking. 

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Per ciascun spazio elencato su Italian Coworking puoi controllare come arrivare dalla tua abitazione (tasto “come arrivare”) e con google maps verificare i tipi di trasporto pubblici attivi.

Controllate cosa potete trovare “out of the building”. Ci sono nelle vicinanze aree vedi, palestre, caffè, ristoranti e negozi? 

Presto potrete dare un’occhiata alla zona degli spazi di coworking e comparare direttamente dalle scheda su Italian Coworking, dove troverete la sezione “In Zona” con elencati tutti i punti di forza come raggiungibilità con i mezzi pubblici, caratteristiche dell’area, presenza di spazi verdi, ecc. .

6. Quanto è sicuro il coworking?

In ultimo, ma non per importanza vi è la questione della sicurezza. In ogni ufficio sono conservati mille documenti, gli strumenti di lavoro e cose personali. Sebbene voi siate i primi garanti della vostra privacy e quella dei terzi, sarà importante controllare che il coworking disponga di locker personali o altre soluzioni dove riporre il tutto, nondimeno avere la garanzia di un buon sistema di sorveglianza e di assicurazione incendio e furto e di responsabilità civile.

Lockers gialli armadietti Sicurezza ufficio

 

E per quanto riguarda la sicurezza personale? Benché sia un diritto del lavoratore esercitare in ambienti protetti, non è mai la prima domanda che ci poniamo. Invece, anche nella scelta di uno spazio di coworking ha il suo peso un ambiente completamente a norma. Non abbiate remore nel chiedere informazioni sulla loro ottemperanza alle norme e sulle loro procedure. 

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Controlla se alcuni di questi elementi sono presenti tra le dotazioni e i servizi direttamente nelle schede degli spazi su Italian Coworking o utilizza i filtri nella ricerca in Esplora. 

 

7. Rapporto costo-efficacia

Dopo aver considerato i vantaggi di cui sopra, e appurato che lo spazio di coworking prescelto goda di una posizione sicura e conveniente, con tanto di dotazioni e servizi annessi, c’è da considerare il fattore di costo nell’equazione. Quale spazio risulta più conveniente? A volte, vale la pena spendere un po’ di più per investire in uno spazio che ispira, soprattutto se la scelta di uno spazio condiviso ha la motivazione di innovare il proprio approccio al lavoro, ma allontanarsi troppo dal budget non è mai una buona idea. 

 

Segui i nostri tips → 

Per farsi un’idea del budget, trovate e comparate i prezzi delle postazioni, degli uffici / box privati per giorno o per mese (e delle sale riunioni / eventi) direttamente su Italian Coworking nelle schede degli spazi. Sarà poi necessario verificare prezzo e tipo di offerta con il singolo coworking / business center guardando la loro proposta personalizzata che comprenderà i costi effettivi disegnati sui vostri specifici bisogni di accesso, servizi e dotazioni.

 

Ma adesso tocca a voi! Se avete intenzione di lavorare in spazi condivisi, quali sono i fattori che state valutando per scegliere un coworking?

Scrivetecelo nei commenti!

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