Le regole per vivere al meglio l’esperienza del coworking, lato ospite e ospitante

Lavoratore agile e coworking: un bel “incontro” al buio
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PREMESSA

La volta scorsa abbiamo visto com’è nata e in cosa consiste la settimana del Lavoro Agile, un’iniziativa del Comune di Milano avviata ormai già da qualche anno e che sta riscontrando un interesse crescente in più aree del territorio.

Oggi vogliamo invece affrontare il tema delle buone pratiche che un lavoratore agile ed un coworking devono mettere in pratica quando si “incontrano” per la prima volta.

 

Le regole per vivere al meglio l’esperienza del coworking: lato ospite

Best practice del lavoratore agile

Il lavoratore agile è un dipendente abituato a lavorare da casa e probabilmente, si sta confrontando per la prima volta con un contesto come quello del coworking. 

Di seguito presentiamo delle linee guida che possano aiutarlo ad entrare in contatto  nel minor tempo possibile e con i migliori risultati all’interno di uno spazio di coworking.

Per permettere a tutti coloro che usufruiscono di uno spazio di coworking di viverlo al meglio riducendo al minimo eventuali frustrazioni o malcontenti ecco quali sono, a nostro parere, le best practice di ogni buon lavoratore agile:

  • Disponibilità
  • Rispetto
  • Sicurezza
  • Pulizia

Vediamole nel dettaglio, a partire dalla disponibilità. Se si vuole definire il lavoro in coworking potremmo limitarci a tradurre il termine il cui significato letterale è “lavorare insieme”. Ma l’accezione “lavorare insieme” non è da intendersi solo in maniera ristretta nel senso di lavorare fisicamente con qualcun altro, ma decisamente in maniera più ampia e soprattutto trasversale. Si tratta infatti di: condividere l’ambiente di lavoro, pur mantenendo la propria individualità; condividere il “sapere”, la conoscenza oltre che gli spazi; ridurre le barriere che spesso, per la difficoltà di creare occasioni di incontro, si creano tra le varie aziende. Per rendere possibile tutto questo bisogna essere disponibili allo scambio con gli altri: è questa la vera filosofia che sta alla base dei coworker. 

Il rispetto. Potrà sembrarvi banale, ma mantenere un certo livello sonoro sia nelle telefonate che nelle chiacchierate con il vicino di postazione non è poi così scontato che avvenga. Non dimenticate che esistono appositi spazi, anche chiamati phone boot, dove poter fare la vostra telefonata o videochiamata, senza disturbare gli altri. Si tratta infatti di vere e proprie “cabine telefoniche” insonorizzate dove chiunque ne abbia la necessità può rifugiarsi all’interno. Un altro accorgimento potrebbe essere quello di evitare di tenere la suoneria del cellulare al massimo volume, sarà molto apprezzato da chi vi starà intorno. 

La sicurezza. Quando ci si allontana dalla postazione di lavoro è bene lasciare il computer in modalità standby protetto da una password e non lasciare in vista documenti con dati che potrebbero essere letti da chiunque. 

E’ inoltre necessario adottare comportamenti corretti e rispettosi delle attività degli altri ed attenersi alla normativa inerente alla sicurezza nei luoghi di lavoro.

La pulizia. E’ regola fondamentale lasciare lo spazio di lavoro al termine della giornata, al momento del check-out, in ordine e pulito e, comunque, in condizioni idonee a garantire il regolare svolgimento dell’attività degli altri coworker. Domani su quella postazione ci sarà un’altra persona!

 

 

Le regole per vivere al meglio l’esperienza del coworking: lato ospitante

Best practice del coworking

Il coworking ha il principale compito di guidare tutti i lavoratori agili che, per la prima volta, si approcciano allo spazio e che quindi necessitano di essere introdotti a questa nuova esperienza. Il primo contatto è fondamentale ed è quello che farà la differenza nelle scelte future se tornare o meno nello spazio. 

Ecco le best practice del coworking:

  • Networking
  • Spazio 
  • Password
  • Sicurezza

Il networking. Stimolare lo scambio interpersonale ed essere il primo promotore di quest’ultimo è uno dei compiti principali del coworking. Chiedere alle aziende / persone / professionisti che ogni giorno frequentano il vostro spazio di aprirsi a nuove realtà che giungono da contesti diversi può essere costruttivo per molti e illuminante per altri. Vi proponiamo quindi di stimolare l’incontro tra il nuovo e il meno nuovo del vostro coworking!

Lo spazio. E’ importante che uno spazio condiviso sia organizzato per le diverse attività che potrebbero essere svolte. Queste sono le aree che riteniamo più importanti, adattale al tuo contesto e spiegalo ai lavoratori:

  • Spazio misto. Spazio di lavoro condiviso che consente lo svolgimento delle principali attività quotidiane, dalla telefonata di breve durata al confronto, dalla scrittura alla ricerca, prestando attenzione a non disturbare eccessivamente i vicini di scrivania.
  • Spazio per concentrarsi. Spazio predisposto per attività che richiedono precisione e profondo focus, come scrivere e pensare intensamente. In queste aree è strettamente vietato l’uso del telefono.
  • Spazio per telefonare. Questo è il più delicato perchè le persone che telefonano a lungo disturbano gli altri. Si può telefonare ovunque, l’importante è non disturbare gli altri che stanno lavorando. 
  • Spazio per condividere. Spazio preposto allo scambio di esperienze e interessi su qualsiasi tema, l’angolo del coffee break è ideale per questo. 

La password. Fornire la password per la connessione Wi-Fi e, se utile, fornire supporto qualora fosse necessario.

La sicurezza. Non dimenticate infine di informare i coworker sulle normative vigenti all’interno dello spazio per quanto riguarda l’organizzazione delle emergenze. In questo modo eviterete di ricevere feedback di questo tipo:

Alcuni feedback

Ecco alcune testimonianze tratte da esperienze reali che abbiamo raccolto dalle interviste fatte a lavoratori agili e coworking dopo la sperimentazione della nostra piattaforma durante le settimane del lavoro agile di Milano degli scorsi anni:

  • Mi è piaciuto collaborare con persone diverse.
  • Invoglia condivisione e confronto.
  • Un’ora di lavoro qui è come 3 giorni di lavoro in ufficio.
  • Mi sono concentrata più di quanto credessi di poter fare oggi. Sono riuscita ad andare via ad un orario decente e senza mail da leggere a casa. Sono piuttosto soddisfatta.
  • Molto intelligente l’organizzazione delle stanze in base al tipo di lavoro.
  • Esperienza positiva, ci si riesce a concentrare ma allo stesso tempo si avverte il dinamismo che contraddistingue il coworking.
  • Non avete specificato che la connessione dovesse essere legata a un profilo Facebook; io non lo possiedo.
  • Nessuno ci ha dato indicazioni di sicurezza o spiegato come funzionava il coworking (essendo la prima volta che sperimentavamo questa modalità di lavoro).

CONCLUSIONI

Come si è potuto intravedere leggendo i feedback, non sempre l’attività nei coworking è agile e facilmente accessibile, soprattutto per chi i coworking non è abituato a frequentarli. 

Per poter essere sfruttati al meglio questi spazi necessitano di essere conosciuti a fondo, sia nel loro aspetto pratico che nel loro aspetto valoriale. Secondo noi infatti, i coworking, oltre che essere semplici luoghi condivisi, sono veri e propri incubatori di idee ed opportunità. Per giungere a questa consapevolezza ci vuole tempo ed esperienza sul campo, o meglio sul coworking. In questa cornice un lavoratore agile è il protagonista principale e il coworking è la palestra per diventare davvero Smart.

Smart Working è la rubrica che nasce dalla collaborazione tra Smartworking srl e Italian Coworking.

Lo scopo è di affrontare un tema sempre più attuale e diffuso, il rapporto tra Lavoro Agile e Coworking, attraverso una visione il più possibile aggiornata e veritiera. In sostanza vogliamo raccontare lo smart working come possibilità data al lavoratore di conciliare il proprio lavoro con quelle che sono le sue esigenze personali. Crediamo che in una realtà lavorativa come quella di oggi, sempre più attenta ai bisogni dei dipendenti, introdurre il Lavoro Agile è diventato un dovere da parte delle aziende che si troverebbero altrimenti con una marcia in meno rispetto agli altri player.

 

Leggi anche le altre puntate sul lavoro agile a cura di Smartworking srl

la prima puntata:  “Lavorare da casa non è poi così smart”. 

la seconda puntata: “Fare Smart Working nei Coworking: vantaggi e svantaggi per le aziende“.

la teza puntata: “La settimana del lavoro agile a Milano – cosa è smart working e perchè è meglio nei coworking

 

A presto

 

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Siamo un team che da anni si occupa di progetti di innovazione organizzativa, crediamo nel Lavoro Agile in quanto modalità lavorativa che permette alle aziende di aumentare competitività ed efficacia e allo stesso tempo di avere dipendenti felici.

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