Il coworking nella seconda fase – cosa cambia al rientro

Il coworking nella seconda fase – Cambiamenti nel layout

L’Ingresso

Al rientro, la prima cosa che noterete saranno le procedure per l’ingresso. Probabilmente le regole di ingresso e il protocollo di comportamento vi saranno già state fornite via mail/newletter o le troverete pubblicate sul sito o sulle news della pagina del vostro spazio su Italian Coworking, in ogni caso aspettatevi di essere accolti prima di entrare e di ricevere istruzioni sul protocollo comportamentale e in alcuni casi un kit per l’igienizzazione. 

Con una procedura guidata o con il supporto del personale dello spazio vi sarà presa la temperatura corporea – con oltre 37,5 vi sarà negato l’ingresso – e verificato l’uso delle mascherine. Queste saranno obbligatorie in tutti gli spazi comuni, vale la pena tenerla sempre su sempre. Se ne siete sprovvisti o avrete la necessità di cambiarle potranno esservi fornite dall’organizzazione (probabilmente dietro corrispettivo). Alcuni spazi potranno istallare distributori automatici di kit per l’igienizzazione, mascherine e altro.

Potrebbe esservi chiesto di vestire guanti in alcune occasioni come per l’uso degli spazi comuni, delle zone ristoro o caffè. Le opinioni sull’utilizzo dei guanti sono contrastanti, meglio assicurarvi che lo spazio sia attrezzato di tutto l’occorrente per lavare le mani con frequenza e disponga nell’eventualità in più punti di dispenser gel (soprattutto all’ingresso) e di avere con voi salviettine igienizzanti.

Qualche spazio potrà chiedere di vestire dei calzari (quelli in uso nelle piscine e negli ospedali), indossate scarpe comode e senza tacchi troppo alti per facilitare la vestibilità.

Infine, per alcune aziende potrebbero essere predisposti test degli anticorpi al primo ingresso, ma riceverete dalle stesse info e modalità con ampio preavviso.

Cosa cambia al rientro – le postazioni e le sale

Una volta dentro

Segnaletica con avvisi e regole comportamentali per il corretto uso dello spazio saranno la novità appena entrati. Potrete trovare sia quella verticale (sulle pareti) e, in spazi grandi, quella orizzontale (sul pavimento), che vi indicherà percorsi e posizionamenti nelle aree dove potrebbe crearsi fila. La segnaletica potrà essere anche fatta con dei divisori mobili, pannelli in cartone o plexiglas o altri materiali che delimiteranno i percorsi.  

Ma la cosa che più di ogni altra vi darà il senso di questa seconda fase sarà la vostra postazione.

Molti spazi di coworking già da queste settimane hanno avviato modifiche al layout più o meno stabili, allontanandosi (temporaneo si spera) da concetti come open space ed event space. 

Molte di queste modifiche nel design degli uffici sono in realtà solo accelerazioni delle tendenze immobiliari che esistevano ben prima della pandemia. Vedi il nostro articolo su la fine dell’open space…

Più nello specifico, se precedentemente lavoravate in un open space potreste ritrovarlo diviso in più stanze o suddiviso attraverso pannelli o altri separatori mobili. Il tavolo di lavoro collettivo sarà disponibile per un numero di persone che va da 1/3 a ½ di quelle che potrebbe ospitare comodamente.

Ciò potrebbe significare più spazi privati o uffici personali. Tutto per mantenere una distanza di almeno 2 metri tra le postazioni. Distanziamento necessario che confligge con la vitale compressione degli spazi aperti.

Lo scenario più probabile è che ritroverete una postazione disponibile su 2. 

Se nella configurazione classica le scrivanie si fronteggiavano o si trovano una accanto all’altra, ora potreste essere posizionati alle spalle del vostro collega con più spazio tra di voi, in alcuni casi separati fisicamente da divisori.

Ciò potrebbe anche significare la reintroduzione di vari tipi di barriere tra le scrivanie, fino ai cubicoli da ufficio del cinema americano (ricordate la fuga di Kenue Reeves in Matrix?). Worst Case Scenario!

Una sala riunioni che normalmente può ospitare 10 persone ora può contenere solo sedie per cinque. Aspettatevi una maggiore spaziatura e meno posti a sedere nelle aree comuni come le cucine e accessi contingentati.

In molti casi le sale eventi e altre sale riunioni potranno essere adibite a sale postazioni e potrete trovarvi a lavorare in questi ambienti (niente male). 

Ciononostante, alcune sale riunioni resteranno a disposizione, dipenderà dal gestore dello spazio. Crediamo infatti che fra qualche giorno cresceranno le richieste di esterni per sale che assicurano elevati standard di sicurezza come fanno i coworking.

Se si considera il numero di lavoratori che per scelta individuale o aziendale resteranno a casa a lavorare – negli USA il MIT di Boston stima di una percentuale intorno al 30%, non è difficile immaginare che il bisogno di riunioni in presenza per piccoli gruppi potrebbe aumentare significativamente. 

Insomma più spazio per le medesime postazioni o meno spazio per le stesse postazioni. 

Cose strambe a cui potremmo abituarci per i prossimi mesi

Maniglie per gomiti o altre soluzioni (uncini da borsetta) per aprire, pigiare tasti, muovere levette; dispenser per sapone automatici, rubinetti a pedale o a gomito; porte automatizzate da aprire con il telefonino o schede rfid; sensori per l’accensione e spengimento automatico delle luci.

L’inventario è davvero lungo e le soluzioni adottate nel vostro coworking potrebbero essere diverse. 

Come detto all’inizio, prendete questa rassegna come un inventario considerate questi elementi con buon senso.

Anche molto di quello che di solito non vediamo potrà cambiare nella sostanza: dove necessario saranno riviste le soluzioni per la ventilazione degli uffici che potrebbero essere potenziate, i sistemi di filtrazione dell’aria di qualità superiore per l’aria condizionata e il riscaldamento e, ovviamente, le policy di pulizia e sanificazione degli ambienti. 

Qui ci c’è un mondo e fate bene a chiedere di essere informati su quali tipi di prodotti sono stati scelti nel vostro coworking e quali sono i turni di pulizia. 

Potrete essere davvero catturati dalle specifiche sulle proprietà antimicrobiche intessute in tessuti e materiali che qualche spazio userà, sui disinfettanti al cloro, sulla disinfettazione con azoto, sui sistemi di ventilazione amplificati o persino l’aggiunta di luci UV per disinfettare più profondamente l’ufficio di notte.

Idealmente ogni superficie, comprese le maniglie delle porte, gli interruttori della luce, i pulsanti della fotocopiatrice, le apparecchiature, le macchine per il caffè e altro, dovranno essere trattate. 

Se ci riflettete gli uffici condivisi e i coworking adotteranno una progettazione che si avvicina a quella sanitaria, quella dei centri sanitari e degli ospedali. Questo spostamento, potrebbe includere in alcuni spazi l’aggiunta di elementi quali infissi in rame, pavimenti vinilici, tessuti speciali che trattengono meno germi e possono essere puliti più facilmente, più spazio nelle cucine e nei bagni, nonché maggiore attenzione a quanto possono schizzare i liquidi, come paraschizzi – dimenticate per il momento i buffet così come organizzati prima.

Diciamo addio anche alle cabine telefoniche (phone booth) utilizzate per le chiamate e video conferenze in privacy. Già oggetto di alcune critiche mesi prima dell’epidemia di coronavirus (come nel caso dei phoneboot di WeWork) perché contengono alti livelli di formaldeide, rischiano oggi di diventare un ricettacolo infettivo. Esistono alcune versioni aperte ad ombrello che assicurano una discreta alternativa.

Borracce di tutti i tipi, per il caffè, per la tisana, per l’acqua, lunch boxes, popoleranno le nostre scrivanie o i nostri cassetti. Un po’ perché saremo allenati da questa lunga pausa casalinga a preparare delle cose da noi, un po’ perché almeno nei primi giorni sarà meglio portare il necessario da casa o farci consegnare il necessario dal bar dello spazio o da quelli del quartiere.

Il coworking nella seconda fase – Cambiamenti di lungo periodo

Automazione

Anche l’automazione sostenuta dalla tecnologia vocale può svolgere un ruolo importante. Una tecnologia come Amazon Alexa for Business o Google Assistant ad esempio, potrebbe diventare una nuova interfaccia e rimuovere la necessità di premere fisicamente un pulsante o toccare una superficie in un ufficio. Sono innovazioni che prima o poi si affermeranno ovunque e crediamo che nei prossimi mesi molti spazi avranno deciso di approfittare e di anticipare il trend, come quasi sempre fanno gli spazi di innovazione come i coworking.

Turnazione 

In attesa, il modo più consequenziale per prevenire la diffusione di germi in un ufficio potrebbe essere semplicemente quello di limitare il numero di persone ammesse all’interno contemporaneamente. E qui entra in campo un altro notevole stravolgimento della nostra vita in coworking.

Invece di far lavorare tutti in ufficio dalle nove alle cinque, professionisti e aziende potrebbero scaglionarsi in diversi orari per ridurre la congestione. 

I piani di accesso 24h tornano molto utili, ma vanno necessariamente sincronizzati con i turni di pulizia e con le sanificazioni periodiche.

Per le Aziende questo è un aspetto criciale che dovrà entrare nella loro pianificazione e nie loro protocolli. La rotazione dei team in combinazione con una buona organizzazione in smart working permetterà, infatti, di ridurre gli affollamenti, di ridurre i rischi di contagio all’interno dei gruppi, e di ridurre i costi fissi di noleggio dei servizi di ufficio.

Mobilità

Qui entra la questione mobilità che sarà di sicuro un’altra quesitone che influenzerà il modo in cui lavoriamo.

Nel momento in cui è difficile mantenere la sicurezza dei trasporti pubblici l’auto la farà da padrona. Ma si rischierà una congestione totale e paralizzante delle attività, per non parlare dell’inquinamento e i risvolti che quest’ultimo potrebbe avere sulla gestione sanitaria e sul nostro benessere (Giorni di ordinaria follia?). 

Ecco che alcuni coworking stanno già offrendo programmi di accesso indifferenziato agli spazi più vicini alle abitazioni dei propri membri (es. Copernico permette a tutti di scegliere l’ufficio più vicino a casa).

Per i pendolari che ogni giorno si recavano in città, è preferibile in questa seconda fase scegliere di lavorare in spazi di coworking nei propri comuni, almeno per qualche giorno a settimana. 

Ce ne sono tanti anche in comuni piccoli e piccolissimi, potete cercarli e contattarli gratis con la nostra piattaforma. È un investimento importante che tutela la salute, permette di ritornare in un ambiente di lavoro professionale e di utilizzare attrezzature e servizi a casa non accessibili. Infine permette ai lavoratori in smart working di staccare per qualche giorno e concentrarsi sul lavoro.

Virtual spaces

Ad accompagnare la rivoluzione dello smart working e la necessità di turnazione ci sono le piattaforme virtuali di smart working. Veri e propri luoghi, ora aziendali ora condivisi, dove si combinano risorse, conoscenze, nuovi tipi di interazione e strumenti organizzativi e di verifica del lavoro. Insomma tutto quello che accade fisicamente nel coworking sta velocemente traslandosi sul cloud. 

Talent Garden ha già lanciato la piattaforma dedicata Antea per professionisti o aziende che offre risorse, contenuti video e approfondimenti su Smart Working e metodologie Agile.

All’estero Continuous di Industrius (US based coworking +95 locations in 50 città americane) è la piattaforma che sta già cambiando tutte le regole del gioco.

Seguiranno presto gli altri coworking e non solo. Prepariamoci.

Siamo all’alba di un grande cambiamento nella cultura del lavoro?

Abbiamo descritto gran parte dei possibili scenari che potreste ritrovare al vostro ritorno al lavoro in coworking. Si tratta di una sorta di inventario, da prendere con le molle. Non ritroverete tutte queste novità perché ogni spazio ha caratteristiche diverse e necessita di soluzioni specifiche. Molte di queste, soprattutto quelle legate al distanziamento sociale, si spera scompariranno presto. Tuttavia, molte altre contribuiranno dare una grande accelerata al cambiamento del lavoro in Italia.

Lo smart working non è l’home working come abbiamo a più riprese detto insieme agli amici di smartworking.it. Implica profondi cambiamenti culturali e investimenti organizzativi nelle aziende e nei professionisti. Una volta impiantanti non si tornerà indietro (anche perché sono cambiamenti positivi).

Turnazione, diversa mobilità, gestione delle riunioni, automazione e tecnologia saranno pane quotidiano a tutti i livelli e non più di nicchia.

Anche l’attenzione all’ambiente di lavoro e all’event space sotto un profilo di benessere psicofisico e sanitario saranno un’eredità di questa emergenza che perdurerà e che segnerà un solco culturale tra offerta di spazi generici e offerta di spazi che tutelano anche questi aspetti (come già accade).

Gli spazi di coworking e gli altri spazi di lavoro condivisi sono senza dubbio dei riferimenti perché da anni promuovono e sperimentano questi cambiamenti. Sono anche i luoghi dove è più facile affidarsi per la tutela della propria salute perché rispondo pubblicamente e con trasparenze dei loro protocolli comportamentali e operativi. Offrono più garanzie. 

Pertanto, bentrovato Coworking! Ci sei mancato tanto, anche se ora sei un po’ stravolto, pieno si segnali, barriere e distanziamenti, anche se ancora per qualche mese la tua energizzante socialità sarà limitata: bentornato. 

E state tranquilli, siamo sicuri che al vostro rientro ci sarà sempre quell’aria frizzante del fare cose straordinarie. Quella la ritroverete da subito.